Of het nu gaat om een start-up, mkb of groot bedrijf: de integratie van financiële processen is op veel plekken nog niet vanzelfsprekend. Daarbij maakt het eigenlijk niet uit hoe groot het bedrijf is en hoe de financiële afdeling is gestructureerd – of het nu gaat om een groot team met gespecialiseerde afdelingen of een klein team met twee accountants dat zich bezighoudt met alle financiële processen. In beide scenario's leidt de ontkoppeling van financiële processen en de financiële consolidatie, vaak met behulp van Excel-spreadsheets, ertoe dat alles veel tijd kost en er een hoog risico op fouten is.
Een oplossing voor financieel management kan de financiële processen binnen je bedrijf aanzienlijk vereenvoudigen. Maar wat zijn de concrete voordelen van dergelijke software en welke uitdagingen kun je hiermee overwinnen? In dit artikel lees je hoe je tijd kunt besparen en fouten kunt voorkomen dankzij geïntegreerde financiële processen.
De uitdagingen van ontkoppelde financiële processen
Het traditionele proces van de jaarafsluiting begint met het invoeren van een factuur in de boekhoudsoftware, gevolgd door het overzetten van de gegevens naar het ERP-systeem, het opstellen van de balans en grootboeken, en een poging de financiële gegevens te interpreteren in managementreviews.
Op dit moment groeit de onzekerheid in veel financiële teams. Bij vragen zoals "Waar komt dit getal vandaan?", "Hoe staat het ervoor in vergelijking met het voorgaande jaar?" of "Kunnen we de stijging of daling uitleggen?" moeten vaak meerdere Excel-bestanden worden doorzocht. De gevolgen van niet-geïntegreerde financiële processen zijn hier bijzonder duidelijk: verschillende ERP-systemen en inconsistente financiële rapportages maken efficiënte managementreviews moeilijk – en daarmee dus ook het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen.
De kwaliteit van bedrijfsinzichten is direct afhankelijk van de kwaliteit van de onderliggende gegevens. Hier komen oplossingen voor financieel management in beeld: door financiële processen te integreren, wordt het eenvoudiger om financiële overzichten, planningen en rapporten op te stellen, zorgen ze voor geldige en transparante financiële gegevens en bieden ze een platform waarmee met vertrouwen vragen van het management kunnen worden beantwoord.
De voordelen van geïntegreerde financiële processen
Voordeel 1: Betrouwbare financiële gegevens
Handmatige processen brengen het risico van overdrachtsfouten met zich mee, vooral als gegevens door veel medewerkers worden gekopieerd en geplakt in verschillende jaarrekeningen. De uitdagingen worden nog groter als meerdere teams vanaf verschillende locaties werken. Oplossingen voor financieel management halen gegevens rechtstreeks uit de bron (zoals boekhoudsoftware), identificeren onjuiste informatie en zorgen zo voor betrouwbare financiële gegevens.
Voordeel 2: Uitgebreide planning
Een holistische financiële planning met winst-en-verliesrekening, balans en cashflowrekening blijft vaak een ideaal beeld. Veel bedrijven richten zich vooral op de winst-en-verliesrekening, omdat deze cijfers het gemakkelijkst kunnen worden opgehaald uit geëxporteerde ERP-gegevens. Een oplossing voor financieel management maakt echter integratie tussen alle componenten van de jaarrekening mogelijk. De oplossing kan niet alleen relevante transacties toewijzen aan grootboekrekeningen, maar ook aan subgrootboeken en de bijbehorende mutatiesoorten. Alle drie de jaarrekeningcomponenten kunnen automatisch worden gevuld op basis van alle boekingen. Dit maakt het plannen veel eenvoudiger voor financiële teams.
Voordeel 3: Transparantie over databronnen
Een geïntegreerd systeem biedt gedetailleerde inzichten tot op boekingsniveau. Als je je oplossing voor financieel management rechtstreeks koppelt aan je ERP-oplossing, kun je facturen indien nodig in realtime opvragen. Dit helpt bij de gedetailleerde beantwoording van vragen van het management, zoals "Waar komt dit getal vandaan?", omdat je nu de onderliggende facturen als bron kunt gebruiken.
Voordeel 4: Efficiënte rapportage
Geïntegreerde financiële processen verminderen de handmatige inspanning aanzienlijk. Als je een groepsaccountant bent, weet je hoe het is om te moeten wachten op de rapporten van de dochterondernemingen en hoeveel uur je besteedt aan het consolideren van deze rapporten en het ontdekken van alle fouten in het proces. Dankzij de directe integratie in je ERP-systeem kun je zelf informatie opvragen wanneer je die nodig hebt. Excel-spreadsheets heen en weer sturen en urenlang wachten op antwoorden per mail behoren definitief tot het verleden.
