Klantverhaal
Het finance team van Hotelatelier liep tegen een bekende muur aan: Excel kon simpelweg niet meer bijbenen met hun ambities. Het beheren van planning en forecasting voor 40 hotels was onhoudbaar geworden. Met Lucanet xP&A consolideerden ze alle hotelgegevens in één verbonden model. Het resultaat? Snellere planningscycli, flexibele scenariomodellering en heldere inzichten voor elke beslissing.
- Op Excel gebaseerde planningsmodellen waren complex, met elkaar verbonden en moeilijk bij te werken.
- Omzetplanning vereiste gedetailleerde logica per hotel, kamertype en bezetting.
- Groeiende merken, landen en entiteiten maakten planning steeds complexer.
- Input van meerdere afdelingen leidde tot vertragingen en afstemmproblemen.
Hotelatelier exploiteert een groeiende hotelgroep met meer dan 40 vestigingen in Spanje – van stadshotels en landhotels tot strandresorts. Het bedrijf combineert meerdere merken en eigendomsstructuren onder één centrale financiële functie die toezicht houdt op consolidatie, planning en langetermijnfinanciële strategie.
xP&A geeft ons de flexibiliteit om te plannen zoals ons bedrijf echt werkt. We kunnen alle hotels en scenario's modelleren en direct zien hoe één wijziging alles beïnvloedt.
Begoña Delgado
Financial Controller, Hotelatelier
Excel-modellen konden niet meer bijbenen met een groeiend, data-rijk bedrijf
In 2021 had Hotelatelier al grote vooruitgang geboekt op het gebied van consolidatie en rapportage via Lucanet Consolidation and Financial Planning (CFP), dat gefragmenteerde gegevens verving door één betrouwbare bron voor wettelijke en managementcijfers. Met een stabiele basis wilde het finance team dezelfde consistentie en transparantie uitbreiden naar zijn budgetterings- en analyseprocessen, die nog steeds in Excel werden beheerd.
"Wanneer we iets wilden wijzigen – een nieuw hotel toevoegen, een nieuwe variabele of een meer gedetailleerde omzetdriver – werd het erg moeilijk", herinnert Begoña Delgado, Financial Controller bij Hotelatelier zich. "We werkten met veel Excel-bestanden die met elkaar verbonden waren. Het model was moeilijk te onderhouden en aan te passen."
Toen Lucanet zijn nieuwe xP&A-oplossing introduceerde, behoorde Hotelatelier tot de eersten die het adopteerden. Het finance team zag een kans om operationele en de finance planning te verenigen – zonder de structuur en controleerbaarheid die al in CFP was vastgelegd op te geven.
Eén verbonden model dat weerspiegelt hoe het hotelbedrijf echt werkt
"xP&A stelt ons in staat alle variabelen op te nemen die we nodig hebben", legt Delgado uit. "We kunnen een model bouwen dat de realiteit van ons bedrijf weerspiegelt – niet alleen geaggregeerde cijfers, maar de echte drivers: kamerprijzen, bezettingsgraad, personeelskosten per locatie, nieuwe projecten in de pijplijn."
De implementatie integreerde xP&A naadloos in de bestaande Lucanet-workflow van Hotelatelier:
- Teams maken gedetailleerde operationele plannen in xP&A voor operationele en financiële planning.
- Voltooide budgetten in xP&A keren terug naar CFP voor cashflow- en langetermijnprognoses.
"We maken tienjarenbudgetten", merkt Delgado op. "xP&A berekent het operationele plan, en we zien de financiële impact in Lucanet CFP met één klik."
Snellere cycli, nieuwe planningsmogelijkheden
Binnen Lucanet xP&A heeft Hotelatelier elk aspect van zijn bedrijfsmodel in één interactieve planningsomgeving gebracht:
- Omzetplanning weerspiegelt nu de realiteit op hotelniveau en combineert kamerprijzen, bezetting, seizoensinvloeden en locatie-specifieke factoren.
- Kosten- en personeelsmodellen omvatten salarissen, bonussen en aanwervingsplannen verspreid over provincies en afdelingen – waarbij elke wijziging automatisch gerelateerde cijfers bijwerkt.
- Scenariomanagement stelt het team in staat nieuwe openingen, renovaties of tijdelijke sluitingen in slechts enkele kliks te simuleren, en meerdere resultaten naast elkaar te vergelijken.
Met deze geïntegreerde setup kreeg Hotelatelier volledige transparantie over alle planningsdimensies en verkortte het zijn budgetcyclus drastisch. "Eenmaal geïmplementeerd, bespaart het veel tijd", zegt Delgado. "Het beste is de flexibiliteit – het opent nieuwe mogelijkheden. We zijn al van plan het uit te breiden naar belastingen en andere gebieden."