Klantverhaal

Hoe Habitat en Région haar rapportageomvang verdrievoudigde – en 15 dagen eerder afsloot

Succesverhaal Habitat en Région (HER)

Toen nieuwe regelgeving volledige wettelijke consolidatie verplicht stelde voor alle 13 sociale woningbouwverenigingen van Habitat en Région (HER), kreeg het slanke financiële team te maken met druk om aan de compliance te voldoen en met zorgen over de kwaliteit van hun gegevens. Door de foutgevoelige spreadsheets te vervangen door Lucanet, centraliseerde HER elk cijfer, versnelde het de jaarafsluiting en creëerde het een betrouwbare gegevenshub voor meer dan 30 belanghebbenden.

15 dagen

snellere jaarafsluiting

Habitat en Région gebruikt de oplossing van Lucanet:

Nieuwe woningwet verplichtte 13 woningcorporaties tot statutaire consolidatie
Excel-gebaseerd proces kon niet worden geschaald: zes verschillende rapportagescopes en meerdere ERP's
Slechts 2 FTE's in het shared-servicecentrum; elk nieuw rapport betekende overuren
Twijfels over de datakwaliteit ondermijnden het vertrouwen en vertraagden de audits

Over het bedrijf

Habitat en Région (HER) is de sociale huisvestingstak van de Franse Groupe BPCE, die 13 regionale aanbieders verenigt onder één organisatie. Met ongeveer 3.300 werknemers en meer dan € 1 miljard aan jaarlijkse huurinkomsten levert HER betaalbare huisvesting in het hele land en bevordert het tegelijkertijd duurzaamheid en sociale impact.

Lucanet stelde ons in staat ons wettelijke rapportagebereik te verdrievoudigen zonder extra personeel. Wat begon als een compliancetaak is nu de enige bron die iedereen vertrouwt.

Anne Fehr

Head of Consolidation & Data

De Uitdagingen

Spreadsheets, verspreide ERP's en strakke deadlines

Toen de Franse ELAN-wet voor het eerst volledige wettelijke consolidatie vereiste, ging het lean finance-centrum van Habitat en Région de uitdaging aan met de hulpmiddelen die ze al hadden en kenden: twee specialisten van het shared-servicecentrum openden Excel, verzamelden proefbalansen van 13 woningcorporaties en begonnen de cijfers handmatig aan elkaar te plakken. Elke dochteronderneming exporteerde zijn gegevens uit een anders geconfigureerd ERP. Niets kwam schoon binnen; elke sheet moest opnieuw ingericht, gecontroleerd en handmatig opgeschoond worden voordat er ook maar één geconsolideerd cijfer kon worden geproduceerd.

De toezichthouders tevreden houden was slechts het halve werk. Hetzelfde team stelde ook managementpakketten op voor zes verschillende rapportagebereiken. Eén verkeerde komma kan doorsijpelen tot in elke werkmap, waardoor er 's avonds laat op fouten moet worden gezocht en het vertrouwen in de cijfers afneemt, net op het moment dat nieuwe ESG-toelichtingen aan de horizon opdoemen.

Elk jaar in februari bereikte de druk zijn hoogtepunt. De proefbalansen kwamen op verschillende momenten binnen, de nachtmerries over versiecontroles namen toe en elke deadline leek onwrikbaar. Het financiële centrum wist dat een nieuwe rapportagecyclus op basis van spreadsheets en e-mailketens niet langer schaalbaar zou zijn; er moest iets fundamenteels veranderen.

De Oplossing

Betrouwbare data, snellere consolidatie

Habitat en Région selecteerde het CFO Solution Platform van Lucanet via een openbare aanbesteding en begon vervolgens direct met workshops waar echte groepscijfers op de eerste dag werden geladen. Vijf maanden later liep de eerste jaarafsluiting volledig met Lucanet. Proefbalansen van alle 13 bedrijven stromen nu door een gecontroleerde verzamelwerkruimte die geautomatiseerde controles en toewijzingen uitvoert voordat de cijfers in het grootboek terechtkomen. Kapitaal- en minderheidsaanpassingen worden op de achtergrond uitgevoerd en zes statutaire scopes kunnen met één druk op de knop worden gegenereerd - geen spreadsheets, geen gedoe met versies.

Omdat de database echt multidimensionaal is, konden Anne Fehr, Head of Consolidation & Data, en haar collega met een paar klikken nieuwe perspectieven creëren: een wettelijke winst- en verliesrekening voor toezichthouders, een winst- en verliesrekening voor managers, en zelfs een overzicht van terugvorderbare kosten die uniek is voor Franse sociale huisvesting. Dezelfde één 'source of truth' voedde een Power BI-model via Lucanet’s kant-en-klare script, zodat dashboards in minuten werden ververst in plaats van weken. Toen ze van het handmatige werk af waren, opende het team een 'sandbox' in Lucanet om te experimenteren met ESG-metriek en solvabiliteitsratio's - taken die voorheen onmogelijk waren. Het meest veelzeggend is dat auditors 'alleen-lezen'-toegang tot het platform kregen, de interface heel intuïtief vonden en niet meer vroegen om ad-hoc Excel-rapporten.

Hoe Lucanet’s oplossing voordeel oplevert voor HER:

Gecentraliseerde, volledig controleerbare financiële gegevens van 13 bedrijven
3 x meer statutaire rapporten geleverd door hetzelfde team
Jaarafsluiting 15 dagen sneller
Meer dan 30 gebruikers – financiële managers, controllers, auditors – werken dagelijks in Lucanet
Toekomstbestendige basis voor ESG-taxonomie en cashflow-modules