Als het boekjaar van je bedrijf op of na 1 januari 2025 is begonnen, is de traditionele PDF-indiening bij de KvK niet langer mogelijk. Voor grote entiteiten is Inline XBRL (iXBRL) de aangewezen weg. De meeste bedrijven met een kalenderjaarafsluiting moeten hun gegevens in april indienen en de klok tikt voor de indieningsperiode.
Het KvK-voorschrift maakt indiening via e-mail en post volledig overbodig. Zonder de juiste iXBRL-software kun je je jaarverslag niet indienen. Als je in maart nog bezig bent met het evalueren van software, dan zit je op het randje.
Wat het voorschrift vereist
De overstap naar iXBRL vereist vier belangrijke capaciteiten die je huidige Word-, Excel- of standaard boekhoudsoftware niet heeft:
- Financiële gegevens taggen volgens de KvK-taxonomie. Elk post vereist een overeenkomstige XBRL-tag.
- Extensies maken voor bedrijfsspecifieke posten die niet in de standaardtaxonomie zijn opgenomen. De meeste middelgrote en grote bedrijven hebben deze nodig.
- Extensies correct verankeren aan standaardelementen. Elke aangepaste tag moet verwijzen naar een breder of nauwer concept uit de officiële taxonomie.
- Valideren volgens de technische vereisten van de KvK voorafgaand aan indiening. Het systeem weigert bestanden met fouten.
Wie moet indienen in iXBRL
Het voorschrift richt zich op middelgrote en grote BV's, NV's, coöperaties en onderlinge verzekeringsmaatschappijen die voorheen indienden via PDF. Je moet iXBRL gebruiken als je rapportages opstelt volgens IFRS, NL-GAAP gebruikt met entiteitspecifieke toelichtingen of de standaardopmaak van financiële rapportages wijzigt.
Bedrijven worden geclassificeerd als "groot" als ze gedurende twee opeenvolgende jaren aan twee van drie criteria voldoen: een balans van meer dan € 20 miljoen, een omzet van meer dan € 40 miljoen of meer dan 250 werknemers. Middelgrote bedrijven hebben lagere drempelwaarden.
Wat software moet doen
Je hebt software nodig die de volledige iXBRL-workflow aankan:
- Importeren van je jaarverslag en XBRL-tags toepassen op de posten in de financiële rapportage
- Extensies maken en beheren voor bedrijfsspecifieke posten met de juiste verankering
- Het rapportagepakket exporteren in de juiste vorm met alle ondersteunende bestanden
- Valideren volgens de vereisten van de KvK voorafgaand aan indiening
Veel boekhoudpakketten bieden een basale XBRL-exportfunctie, maar niet de volledige iXBRL-rapportagefunctionaliteit die vereist is voor KvK-indiening. Controleer zorgvuldig of de gekozen oplossing extensies en verankering ondersteunt.
Valideren voorafgaand aan indiening
Voordat je rapportage indient bij de KvK, moet je erop kunnen vertrouwen dat je iXBRL-bestand technisch correct is. De ontdekking van fouten na indiening verspilt tijd: het KvK-systeem weigert bestanden die niet kunnen worden gevalideerd.
Naast onze XBRL-tagger valideert onze gratis XBRL Vision-tool ook iXBRL-bestanden aan de hand van Nederlandse taxonomievereisten. De tool draait volledig in je browser, je gegevens verlaten je apparaat nooit. De tool controleert de technische structuur, de correcte toepassing van taxonomie-elementen, berekeningsrelaties, valutaspecificaties en extensionverankering.
Dit biedt een onafhankelijke controle of wat je hebt gemaakt door de KvK wordt geaccepteerd en helpt accountants te verifiëren of bestanden voldoen aan de vereisten van NBA Alert 50 voor Nederlandse professionele normen.
De tijdlijn en volgende stappen
Het voorschrift is nu van toepassing. Je financiële team heeft tijd nodig om tagging te begrijpen, extensievereisten te beoordelen en uitvoer te valideren. Bedrijven die nu beginnen, hebben de tijd in hun voordeel. Wie wacht tot achterin het voorjaar zal op het laatste moment onder druk komen te staan.
Als je met externe accountants werkt, coördineer dan vroeg en wees een stap voor. Het accountantsrapport moet in het digitale bestand worden opgenomen.
Voorbij naderhand aangebrachte tagging
Veel bedrijven die het KvK-voorschrift naderen, zoeken naar taggingdiensten of tools die aansluiten bij hun bestaande rapportageproces. Je stuurt je voltooide PDF- of Word-document naar een dienstverlener die XBRL-tagging toevoegt en jij dient het resultaat in.
Dit lost het onmiddellijke complianceprobleem op. Het zorgt echter voor een gefragmenteerde workflow waarbij je brondocument en de gearchiveerde iXBRL-versie afzonderlijke artefacten zijn. Als iets moet worden bijgewerkt, wijzig je het brondocument en stuur je het terug om het opnieuw te taggen. De XBRL-laag valt buiten je eigenlijke rapportageproces.
Het alternatief is geïntegreerd disclosure management: het behandelen van iXBRL-idneing als onderdeel van je rapportageworkflow, niet als een postproductiestap.
Met Disclosure Management behoud je één 'source of truth'. Financiële gegevens stromen uit je boekhoudsysteem. Je schrijft verhalende teksten. Je past tags toe als onderdeel van het opstelproces, niet achteraf. Als je CFO om een wijziging vraagt, voer je die één keer door en elke uitvoerindeling, iXBRL voor de KvK of een PDF voor belanghebbenden, wordt automatisch bijgewerkt.
Dit wordt steeds belangrijker naarmate de eisen toenemen. De tagging van blokken met notities wordt verplicht. Als je onderworpen bent aan CSRD, vereist duurzaamheidsrapportage tagging. Als je in heel Europa actief bent, moet je omgaan met je meerdere rechtsgebieden: Nederlandse KvK, UK Companies House, ESEF voor geconsolideerde rapportage.
Tagging achteraf vermenigvuldigt de inspanning bij elke nieuwe vereiste. Geïntegreerde schalen voor disclosure management: je werkt al op een platform dat is ontworpen voor gestructureerde rapportage in meerdere vormen en rechtsgebieden.
Het KvK-voorschrift zorgt voor een momentum om je rapportage-infrastructuur te evalueren. Je moet iets implementeren om klaar te zijn voor april. De vraag is of die implementatie je voorbereidt op de Europese rapportageverplichtingen van de komende vijf jaar, of dat het alleen genoeg is voor de indiening van dit jaar.
Hoe wij kunnen helpen
We werken al jaren met iXBRL in verschillende Europese landen. De vereiste van de Nederlandse KvK is de nieuwste implementatie van digitale gestructureerde rapportage, niet onze eerste.
Onze aanpak:
Tools ontworpen voor Europese gestructureerde rapportage die Nederlandse KvK-vereisten afhandelen naast ESEF, UKSEF en andere voorschriften.
Ondersteuning die zowel technische vereisten begrijpt als praktische werkprocessen: hoe financiële teams daadwerkelijk jaarverslagen opstellen.
Lokale expertise die weet hoe Nederlandse bedrijven financiële rapportage structureren en welke extensies vaak voorkomen.
Wij zijn er om u te helpen op juiste wijze te voldoen aan de KvK-indieningsvereisten en -termijnen. Het compliancetraject hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet wel snel beginnen.
Hulp nodig met je KvK iXBRL-indiening?
Om je specifieke vereisten te bespreken, te zien hoe ons platform omgaat met het Nederlandse voorschrift, of om te beginnen met je eerste indiening. De deadline van april nadert!
