Klantverhaal
Het uitgangspunt van ZuidOostZorg in het nieuwe zorglandschap is ‘de klant thuis’ zo goed mogelijk ondersteunen. Dit vraagt om een andere manier van organiseren van de zorg- en dienstverlening. Om de financiële processen van de zorgorganisatie effectief te ondersteunen, met alle complexe uitdagingen die daarbij komen kijken, werkt ZuidOostZorg sinds 2013 met Lucanet.
ZuidOostZorg biedt zorg en ondersteuning voor 55-plussers die thuis wonen en heeft daarnaast verpleeg- en verzorgingshuizen in zuidoost Fryslân en één locatie in Dokkum.
Ik durf wel te zeggen dat we door Lucanet 1 fte hebben vrijgemaakt. Het heeft er ook echt voor gezorgd dat je als controller niet meer zo aan je pc bent gekluisterd. Er gaat veel minder tijd zitten in het controleren en opstellen van de cijfers en dat geeft je veel meer tijd om je adviesrol in de organisatie een plek te geven.
De controller van ZuidOostZorg is in zijn rol verantwoordelijk voor zowel de financiële informatievoorziening als de managementinformatie. In 2012 werden de maandrapportages nog gemaakt vanuit verschillende systemen. Controller: “Het was geen geïntegreerd systeem en daardoor zeer gefragmenteerd. Hierdoor kostte het ons veel tijd en energie. We hadden sterke behoefte aan een tool waarin alle data zouden samenkomen om de maandrapportages makkelijker te maken.”
Daarnaast was het opstellen van de begroting ook een enorme klus. “Onze organisatie bestaat uit een groot aantal eenheden, vaak gebaseerd op locaties en die zijn weer onderverdeeld in teams. Voor al die eenheden moesten we een begrotingsvoorstel maken in Excel, met een enorme hoeveelheid tabbladen. Het hoeft geen verdere uitleg dat dat niet werkbaar was.”
“Tot slot is de financiering van de ouderenzorg de laatste jaren versnipperd geraakt en moeten we afspraken maken met veel verschillende financiers. Hierdoor is ook het aantal ‘producten’ die we leveren sterk toegenomen, en dit maakt de productieverantwoording veel complexer. We hadden een systeem nodig om alle verschillende contracten, producten en tarieven inzichtelijk te maken. Het was een uitdaging om dat allemaal beheersbaar te maken en al die systemen goed op elkaar aan te laten sluiten voor een goede vastlegging, rapportage en financiële verantwoording richting de relevante partijen.”
De controller introduceerde Lucanet al eerder naar tevredenheid bij zijn voormalige werkgever Vitree. Er werd besloten deze tool ook te gaan inzetten voor de diverse uitdagingen bij ZuidOostZorg; van de managementrapportages tot begrotingen, en van productieverantwoording tot verslaggeving aan de Raad van Toezicht.
“Met Lucanet hebben we onze informatievoorziening op een veel hoger plan gebracht. Met een zeer goed gestructureerde en nauwgezette procedure. Onze maandafsluiting verloopt nu heel soepel en veel sneller. We hebben daardoor de mogelijkheid om goed naar die cijfers te kijken en deze te controleren. Het maken van prognoses is ook eenvoudiger, en de begroting heeft een kortere doorlooptijd en is van betere kwaliteit. Tot slot hebben we de hele complexe productieverantwoording behoorlijk goed in kaart. Lucanet heeft ons op al deze punten ontzettend veel gebracht.”
“Wat betreft de tijdsbesparing durf ik wel te zeggen dat we door Lucanet 1 fte hebben vrijgemaakt. Het heeft er ook echt voor gezorgd dat je als controller niet meer zo aan je pc bent gekluisterd. Er gaat veel minder tijd zitten in het controleren en opstellen van de cijfers en dat geeft je veel meer tijd om je adviesrol in de organisatie een plek te geven.”
“Wat betreft de tijdsbesparing durf ik wel te zeggen dat we door Lucanet 1 fte hebben vrijgemaakt. Het heeft er ook echt voor gezorgd dat je als controller niet meer zo aan je pc bent gekluisterd. Er gaat veel minder tijd zitten in het controleren en opstellen van de cijfers en dat geeft je veel meer tijd om je adviesrol in de organisatie een plek te geven.”
Een kort voorbeeld:
“Een tijdje geleden werd een kostprijsonderzoek gehouden onder Friese thuiszorgaanbieders. We zagen hoe andere organisaties hiermee worstelden, om met zeer veel moeite een paar gegevens op te leveren. Wij konden alle vragen binnen een kwartier of half uur ophoesten. Dan zie je hoe belangrijk een goed basissysteem is om dit soort organisatievraagstukken snel te kunnen beantwoorden.”
“We werken binnen de organisatie met veel verschillende systemen. Het mooie van Lucanet is dat je een basisstructuur maakt, gebaseerd op hoe je eigen organisatie eruitziet, en vervolgens hang je al je systemen daar aan. Door Lucanet zijn al die verschillende systemen met verschillende kenmerken veel beter te vergelijken, met minder vertaalslagen dan voorheen en rapportages die transparant en begrijpelijk zijn.”
Volgens de controller biedt Lucanet het beste van twee werelden: “Als je het aan controllers vraagt, zeggen ze dat ze graag in Excel werken. Het is flexibel, je kunt het zelf beheren, het is tastbaar. Lucanet biedt een zeer gedegen, goed gestructureerd programma, maar nog altijd met de voordelen dat je dat als controller ontzettend flexibel en naar eigen wens vorm kunt geven.”
“We willen onze data vanuit Lucanet gaan exporteren naar ons datawarehouse, dat we sinds een half jaar hebben ingezet ten behoeve van BI en datavisualisatie Dat biedt als voordeel dat je mooiere presentaties krijgt dan in Excel, en je kunt veel gemakkelijker bepaalde informatie aan veel verschillende gebruikers aanbieden via een portal. Op die manier gebruiken we nog steeds de voordelen van de nauwkeurige data uit Lucanet en gaan dat aanvullen met de grafische voordelen.”
“Lucanet maakt zijn belofte waar dat het geen consultancybedrijf is”, stelt de controller tot slot. “Ze hebben een product en zijn ervan overtuigd dat dat product zo goed werkt dat daar geen consultancy bij nodig is. Ze helpen je uiteraard om de basis neer te zetten, maar verder kun je als klant alles heel goed zelf doen, met wat huiswerk en een trainingsprogramma. Mocht er dan nog een vraag zijn, dan wordt die snel door support opgepakt en daar hoef je ook niet extra voor te betalen. Dat vind ik erg sympathiek. De kosten van Lucanet zijn sowieso véél minder in vergelijking met alle andere partijen in de markt.”