Klantverhaal
Bordeaux Métropole Énergies (BME) stond voor de uitdaging om acht entiteiten, twee boekjaren en talloze Excel-werkmappen te beheren. Om hun processen te stroomlijnen, verving het financiële team hun verouderde software door Lucanet. Nu automatiseren ze hun dagelijkse data-imports en beheren ze consolidatie, budgettering en rapportages – allemaal binnen één efficiënte oplossing.
Bordeaux Métropole Énergies werd in 2018 opgericht als een houdstermaatschappij en verenigt de oude merken Regaz (gasnetwerken) en Gaz de Bordeaux (energievoorziening) met nieuwere initiatieven zoals Mixener (stadsverwarming) en Neomix (hernieuwbare energie). Samen wekken ze energie op, distribueren en leveren ze energie aan gemeenten, bedrijven en huishoudens, en bieden ze oplossingen voor groen gas, zonne-energie, hernieuwbare verwarming en koeling, en energierenovatie.
Met Lucanet kunnen we elk rapport of winst- en verliesrekening op verzoek opstellen voor onze belanghebbenden, zonder dat we consultants of IT-specialisten nodig hebben.
Pascale Rumeau
Adjunct-CFO, Bordeaux Métropole Énergies
Het financiële team van BME was vroeger elke maand bezig met het handmatig samenvoegen van proefbalansen van acht verschillende bedrijven. Het team vertrouwde op een verouderde consolidatietool en grote, complexe Excel-spreadsheets om de klus te klaren. De rapportages waren nog ingewikkelder: voor elk concessiecontract was een eigen winst- en verliesrekening vereist, en voor de toekenning van kosten over 46 gemeenten moesten enorme spreadsheets vol verdeelsleutels worden bijgehouden. "Alleen al het updaten van die bestanden kon wel 20 minuten duren, zonder overdrijven", aldus Pascale Rumeau, plaatsvervangend CFO van BME.
De werkdruk ging altijd omhoog als een dochteronderneming de boeken sloot. Twee entiteiten rapporteerden op 31 december, terwijl de andere op 30 september sloten. Dat betekende het afstemmen van agenda's, het herindelen van rekeningschema's en het uitleggen van afwijkingen aan regelgevers zoals de Franse energie-autoriteit (CRE). Het financiële team had één platform nodig dat consolidatie, budgettering en diepgaande analyses kon doen, zonder dat dit ten koste ging van de snelheid of efficiëntie.
Na een openbare aanbesteding koos BME voor Lucanet vanwege de drill-down transparantie, het gemak waarmee je binnen de tool een begroting kon maken en het flexibele dimensionale model. De implementatie verliep zeer snel: "Binnen een week hadden we eigenlijk alles voor elkaar", aldus Rumeau. Twee consultants laadden de maandelijkse proefbalansen en de volledige analytische structuur, en trainden het team vervolgens om zelf rapporten op te stellen.
Vervolgens werd een connector gebruikt om Lucanet te koppelen aan Microsoft Dynamics AX – en later aan D365, het daaropvolgende ERP-systeem – zodat nieuwe posten, mutaties van vaste activa en pdf-facturen 's nachts of op verzoek in de database terechtkwamen. "Nu drukken we gewoon iedere dag op een knop en worden de gegevens bijgewerkt," voegt Rumeau eraan toe.
Het financiële team maakt ook gebruik van de scripting-engine van Lucanet om complexe toewijzingen te automatiseren: de ene versie produceert winst- en verliesrekening met een kolom per gemeente, terwijl een andere HR-, IT- en facilitaire kosten herverdeelt van bedrijfsafdelingen naar dochterondernemingen met behulp van dynamische sleutels zoals het aantal medewerkers of vierkante meters. Omdat de scripts intern worden onderhouden, evolueert het model net zo snel als het bedrijf. Er zijn geen externe ontwikkelaars nodig.