Dit benadrukt indirect ook het belangrijkste probleem waarmee het consolidatieteam wordt geconfronteerd in hun consolidatieproces. Het verhoogde risico op fouten en andere problemen van handmatige processen en diverse gegevensbronnen wordt beperkt door een uitgebreid kwaliteitsborgingsproces. Dit verlengt de duur van het consolidatieproces aanzienlijk en leidt tot veel onnodige uren die besteed worden aan het controleren van de cijfers.
Zo werkt normaal gesproken het handmatige consolidatieproces
We kunnen ons gemakkelijk voorstellen hoe het handmatige consolidatieproces er normaal gesproken uitziet bij consolidatieteams van over de hele wereld. De meeste teams zitten vast in verschillende handmatige processen, zoals:
- Het uitvoeren van variantieanalyse
- Het uitvoeren van intercompany-afstemmingen
- Het voorbereiden van planningen voor beoordeling
- Het omrekenen van valuta
- Het vragen om commentaar van entiteiten op afwijkingen
- Het voorbereiden van rapporten voor presentatie en discussie
Vaak is Excel (of een vergelijkbare spreadsheetsoftware) zelfs het hoofdsysteem. Dit vereist het bouwen van financiële modellen met veel aannames en berekeningsbladen die maar weinig mensen begrijpen. Zo laat je het proces een groot risico lopen als belangrijke middelen het bedrijf verlaten.
Het handmatige proces verhoogt de behoefte aan kwaliteitsborging aanzienlijk. Het consolidatieteam dat het werk van andere financiële teams controleert, stuurt het proces in een vicieuze cirkel. Je werkt en verbetert alles continu.
En dan hebben we de problemen met master data management nog niet eens besproken. Denk bijvoorbeeld aan de structuur van juridische entiteiten, een rekeningschema of de implementatie van nieuwe boekhoudnormen. Deze veroorzaken je enorme hoofdpijn als je alleen met Excel als primair hulpmiddel werkt.
Hoe breng je financiële consolidatie naar een hoger niveau?
De meesten kennen de uitdagingen van werken met financiële consolidatie. We hebben snellere inzichten nodig met behoud van nauwkeurigheid en minder fouten.
Het voor de hand liggende antwoord op het aanpakken van de uitdagingen is het introduceren van een goed consolidatiesysteem. Dit levert enorm veel voordelen op, zoals:
- Volledig geautomatiseerde procedure voor alle consolidatiestappen en groepsstructuren
- Gelijktijdige presentatie van standaarden voor jaarrekeningen
- Vreemde en groepsvaluta's
- Presentatie van alle groepsschema's en het geconsolideerde kasstroomoverzicht
- Conversie en vertaling van meerdere valuta's
- Eenvoudig onderhoud van structuren, rekeningschema en stamgegevens
- Volledige data-integratie binnen één datamodel
Hiermee pak je eenvoudig de twee belangrijkste problemen in onze poll aan. Het introduceert geautomatiseerde procedures die het handmatige werk beperken. Daarnaast introduceert het integratie in alle benodigde gegevensbronnen in je bedrijf. Het maakt integratie mogelijk met andere rapportagetools die nodig zijn voor interne en externe rapportage.
Het vermindert de behoefte aan kwaliteitsborging omdat validaties in het systeem kunnen worden ingebouwd, zodat geen enkele entiteit foutieve nummers kan indienen. Het lijkt misschien alsof je zo het werk van het consolidatieteam uitbesteedt maar in feite ondersteunt het hen in om werk van hoge kwaliteit te leveren.
Een ander voordeel van een systeem in de cloud, is dat auditors en andere belanghebbenden rechtstreeks toegang hebben tot de cijfers. Zo neem de je noodzaak weg om grote ordners van gedrukt materiaal te beoordelen.
Er zijn eigenlijk geen argumenten te bedenken tegen het introduceren van een systeemgestuurd consolidatieproces, omdat zo'n systeem de werklast en behoefte aan handmatige controle enorm vermindert. Het vermindert ook de risico's die verbonden zijn aan de consolidatie voor externe verslaggeving. Deze zouden een aanzienlijk negatief effect kunnen hebben.
