Ya se trate de una empresa emergente, una pyme o una gran corporación, en muchos lugares la integración de los procesos financieros aún no es la norma. No importa el tamaño de la empresa ni la estructura del departamento financiero, ni si se trata de un equipo grande con áreas especializadas o de uno pequeño con dos contables que se ocupan de todos los procesos financieros; en ambos escenarios, la desvinculación de los procesos financieros y la consolidación financiera manual, a menudo a través de hojas de cálculo de Excel, requiere una enorme cantidad de tiempo y es altamente susceptible a errores.
Una solución de gestión financiera puede simplificar considerablemente la gestión de los procesos financieros de su empresa. Pero ¿cuáles son las ventajas específicas de este tipo de software y qué desafíos puede ayudar a superar? En este artículo descubrirá cómo puede ahorrar tiempo y evitar errores con los procesos financieros integrados.
Los desafíos de los procesos financieros desvinculados
El proceso clásico de cierre del ejercicio comienza con la introducción de una factura en el programa de contabilidad, seguida de la transferencia de los datos al sistema ERP, la creación de listas de totales y saldos y libros mayores y, por último, el intento de interpretar los datos financieros en las revisiones de la dirección.
Es en este punto donde surge la incertidumbre en muchos equipos financieros. Preguntas como «¿De dónde sale este número?», «¿Cómo se compara con el año anterior?» o «¿Puede explicar el aumento o la disminución?» a menudo requieren búsquedas en varios archivos de Excel. Las consecuencias de los procesos financieros no integrados son particularmente claras en este caso: los diferentes sistemas ERP y los informes financieros inconsistentes dificultan las revisiones eficientes de la dirección y, por ende, la toma de decisiones empresariales importantes.
La calidad de las perspectivas empresariales depende directamente de la calidad de los datos subyacentes. Y aquí es donde entran en juego las soluciones de gestión financiera: al integrar los procesos financieros, simplifican la preparación de los estados financieros, así como la planificación y la elaboración de informes, garantizan unos datos financieros válidos y transparentes y ofrecen una plataforma para responder con confianza a las preguntas de la dirección.
Los beneficios de los procesos financieros integrados
Ventaja 1: Datos financieros fiables
Los procesos manuales albergan el riesgo de errores de transmisión, especialmente cuando numerosos empleados copian y pegan los datos en diferentes estados financieros. Y los desafíos se agravan cuando varios equipos trabajan desde distintos lugares. Las soluciones de gestión financiera extraen los datos directamente de la fuente, como el software de contabilidad financiera, e identifican la información incorrecta para garantizar la fiabilidad de los datos financieros.
Ventaja 2: Planificación integral
Una planificación financiera integral, que abarca la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo, a menudo sigue siendo un ideal. Muchas empresas se centran principalmente en el estado de resultados, ya que estas cifras se obtienen más fácilmente a partir de los datos exportados del ERP. Sin embargo, una solución de gestión financiera permite la integración de todos los componentes de los estados financieros. Es capaz de asignar las transacciones pertinentes no solo a las cuentas del libro mayor, sino también a los libros auxiliares y a los tipos de transacciones correspondientes. Los tres componentes de cierre pueden rellenarse automáticamente en función de los movimientos, lo que simplifica considerablemente la planificación para los equipos financieros.
Ventaja 3: Transparencia en las fuentes de datos
Un sistema integrado permite obtener información detallada hasta el nivel de registro contable. Gracias a la conexión directa de su solución de gestión financiera con su solución ERP, puede consultar las facturas en tiempo real si es necesario. Esto ayuda a proporcionar respuestas detalladas a preguntas de la dirección como «¿De dónde sale esta cifra?», ya que le permiten señalar las facturas correspondientes como fuente.
Ventaja 4: Informes eficientes
Los procesos financieros integrados reducen significativamente el trabajo manual. Si usted es contable de un grupo, sabe de primera mano lo que es tener que esperar los informes de las filiales y las horas que requiere consolidar estos informes descubriendo numerosos errores en el proceso. Gracias a la integración directa en su sistema ERP, usted mismo puede consultar la información si es necesario. Enviar tablas de Excel de un lado a otro y esperar durante horas las respuestas por correo electrónico ya son cosa del pasado.
