Como es bien sabido, el final de mes y de año es una época estresante para el departamento del CFO. En esta fase se requiere rapidez y calidad en la preparación de los estados financieros. Desde la recogida y conciliación de datos hasta la consolidación financiera final y la presentación de informes, sin las herramientas adecuadas, este proceso se convierte en una ardua prueba.
Una solución para estados financieros ofrece una forma eficaz de acelerar todo el proceso y dotarlo de mayor eficiencia. En esta entrada descubrirás cómo lograrlo y en qué áreas garantiza unas mejoras significativas para ti y tu equipo.
Los pasos más importantes del proceso de cierre
Los estados financieros suelen comenzar en los departamentos de contabilidad de las distintas filiales, que envían sus datos financieros a la sede central del grupo. Allí es donde se concilian y validan exhaustivamente, un paso fundamental para eliminar discrepancias y garantizar una alta calidad de los datos.
A continuación, se procede a la reconciliación interco. Si en este punto surgen diferencias, es necesario aclararlas con los contables locales y el proceso se reinicia hasta que todos los datos estén correctamente conciliados. Solo entonces será posible llevar a cabo la consolidación financiera, elaborar la documentación y preparar el informe.
Cómo puede ayudarle una solución de estados financieros
1. Una fuente única de verdad
La integración de los sistemas ERP locales en un software financiero centralizado crea una fuente única de verdad, es decir, una fuente de datos uniforme. No es necesario exportar los datos a Excel u otros programas, por lo que el esfuerzo manual y los errores de formato se reducen al mínimo. Los datos financieros pueden introducirse en el software de la noche a la mañana, lo que reduce la carga de trabajo y optimiza los procesos de elaboración de informes de los departamentos de contabilidad locales.
Gracias a la plena integración de los sistemas ERP en tu software financiero, puedes desglosar cada valor en tiempo real a nivel de transacción, lo que facilita la conciliación y la aclaración de los datos a la dirección o a las partes externas. Esto se traduce en un aumento de la transparencia de los datos y en la automatización de los flujos de datos.
En caso de surgir problemas de conciliación o validación, los contables pueden realizar cambios directamente en el sistema ERP y actualizar los datos inmediatamente.
2. Recogida de datos eficiente y descentralizada
Si bien la conexión de los sistemas ERP con la solución de estados financieros hace que la recogida de datos sea más eficiente, aún es necesario conciliar los datos. Este paso se simplifica considerablemente con un proceso de conciliación descentralizado, para el que algunas soluciones de software financiero ofrecen herramientas especiales.
Un proceso de coordinación descentralizado, en el que las empresas se comunican directamente entre sí sin pasar por la sociedad de cartera, facilita el trabajo manual y acelera la consolidación financiera.
Los contables locales pueden introducir información adicional en el software, como análisis de activos y datos estadísticos como el número de empleados. La recopilación de toda esta información en una única herramienta ayuda a automatizar las comprobaciones de validación. También pueden automatizarse cálculos como los flujos de caja a partir de los datos del balance y el estado de resultados.
3. Automatización de los procesos de consolidación
Una vez que los datos se han conciliado y validado correctamente, la solución de estados financieros permite automatizar los procesos de consolidación financiera, como la consolidación de gastos e ingresos y la consolidación de deudas, lo que garantiza un flujo de datos claro y transparente que ahorra tiempo y garantiza la fiabilidad. Además, los informes pueden crearse simultáneamente en el marco de una consolidación financiera de gestión o de una consolidación financiera jurídica.
4. Elaboración de informes estandarizada
El proceso de estados financieros suele dar lugar a la elaboración de informes para la dirección y las partes externas. Dado que todos los datos proceden de una fuente homogénea, los informes pueden estandarizarse y automatizarse. Con el software financiero para la oficina del CFO, es posible crear los informes directamente en la herramienta o exportar todos los datos para su uso en herramientas de BI de terceros. La conexión con herramientas adicionales como Microsoft Power BI puede simplificar y acelerar aún más este proceso, ya que no requiere ningún esfuerzo manual. Esto hace posible la elaboración de informes en tiempo real.
Aprovecha estas ventajas para tus estados financieros
Con una solución avanzada de estados financieros, puedes optimizar el proceso de consolidación, eliminar pasos innecesarios y centrarte en analizar y evaluar los datos. Esto no sólo ahorra tiempo valioso, sino que también aumenta la calidad general de los informes financieros.
