Historia de cliente

Hotelatelier redujo los ciclos de planificación operativa y financiera en un 50 % con Lucanet xP&A

Estudio de caso Hotelatelier

El equipo financiero de Hotelatelier se topó con un muro familiar: Excel simplemente no podía seguir el ritmo de sus ambiciones. Gestionar la planificación y las previsiones de 40 hoteles se había vuelto insostenible. Con Lucanet xP&A, consolidaron todos los datos hoteleros en un modelo conectado. ¿El resultado? Ciclos de planificación más rápidos, modelización flexible de escenarios e insights claros para cada decisión.

Retos de escalabilidad: De hojas de cálculo fragmentadas a una planificación unificada

- Los modelos de planificación basados en Excel eran complejos, interconectados y difíciles de actualizar.

- La planificación de ingresos requería una lógica detallada por hotel, tipo de habitación y ocupación.

- El crecimiento de marcas, países y entidades hacía que la planificación fuera cada vez más compleja.

- Los inputs de múltiples departamentos generaban retrasos y problemas de alineación.

Sobre la empresa

Hotelatelier opera un grupo hotelero en crecimiento con más de 40 establecimientos en España, desde hoteles urbanos y rurales hasta complejos de playa. La empresa combina múltiples marcas y estructuras de propiedad bajo una función financiera central que supervisa la consolidación, la planificación y la estrategia financiera a largo plazo.

xP&A nos da la flexibilidad para planificar como funciona realmente nuestro negocio. Podemos modelar todos nuestros hoteles y escenarios, y ver al instante cómo un cambio afecta a todo.

Begoña Delgado

Controladora Financiera, Hotelatelier

El reto

Los modelos de Excel no podían seguir el ritmo de un negocio en crecimiento y rico en datos

En 2021, Hotelatelier ya había logrado grandes avances en consolidación y reporting a través de Lucanet Consolidation and Financial Planning (CFP), que reemplazó datos fragmentados con una única fuente fiable para cifras estatutarias y de gestión. Con una base estable establecida, el equipo financiero se propuso extender la misma consistencia y transparencia a sus procesos de presupuestación y análisis, que aún se gestionaban en Excel.

«Cuando queríamos cambiar algo – añadir un nuevo hotel, una nueva variable o un impulsor de ingresos más detallado – se volvía muy difícil», recuerda Begoña Delgado, Controladora Ffinanciera de Hotelatelier. «Trabajábamos con muchos archivos Excel conectados entre sí. El modelo era difícil de mantener y adaptar.»

Cuando Lucanet presentó su nueva solución xP&A, Hotelatelier fue de los primeros en adoptarla. El equipo financiero vio una oportunidad para unificar la planificación operativa y financiera, sin renunciar a la estructura y auditabilidad ya establecidas en CFP.

La solución

Un modelo conectado que refleja cómo funciona realmente el negocio hotelero

«xP&A nos permite incluir todas las variables que necesitamos», explica Begoña . «Por ejemplo, podemos construir un modelo que refleja la realidad de nuestro negocio – no solo cifras agregadas, sino con variables reales: tarifas de habitaciones, la ocupación por noche, y la ubicación.La implementación integró xP&A sin problemas en el flujo de trabajo existente de Hotelatelier en Lucanet:

- Los datos reales de SAP se transfieren automáticamente a Lucanet CFP para su consolidación y presentación de informes.

- Los datos de pérdidas y ganancias de CFP se introducen directamente en xP&A para la planificación operativa y financiera.Los presupuestos completados en xP&A vuelven a CFP para planificación de flujo de caja y previsiones a largo plazo.

«Preparamos presupuestos a diez años», señala Begoña. «xP&A calcula el plan operativo, y vemos el impacto financiero en Lucanet CFP con un clic.»

Ciclos más rápidos, nuevas posibilidades de planificación

Dentro de Lucanet xP&A, Hotelatelier ha incorporado cada aspecto de su modelo de negocio en un entorno de planificación interactivo:

- La planificación de ingresos ahora refleja la realidad a nivel de hotel, combinando tarifas de habitaciones, ocupación, estacionalidad y factores específicos de cada ubicación.

- Los modelos de gastos y plantilla incluyen salarios, bonificaciones y planes de contratación por provincias y departamentos – actualizando automáticamente las cifras relacionadas con cada cambio.

- La gestión de escenarios permite al equipo simular nuevas aperturas, renovaciones o cierres temporales en solo unos clics, y comparar múltiples resultados lado a lado.

Con esta configuración integrada, Hotelatelier obtuvo transparencia total en todas las dimensiones de planificación y redujo en un 50% su ciclo presupuestario. «Una vez que lo tienes, ahorra mucho tiempo», afirma Begoña. «Lo mejor es la flexibilidad: abre nuevas posibilidades. Ya estamos planeando extenderlo a impuestos y otras áreas.»

Cómo beneficia la Lucanet CFO Solution Platform a Hotelatelier:

Flujo de datos integrado entre xP&A y CFP
Se acabó el caos de Excel – los equipos pueden contribuir sus datos directamente a un modelo
Transparencia total en todas las dimensiones de planificación
Ciclo presupuestario drásticamente reducido
Toma de decisiones más rápida y segura