En enero, Tobias Riffel y yo organizamos y dirigimos un seminario web sobre storytelling en el ámbito financiero. Hablamos con más de 100 profesionales de las finanzas de todo el mundo y se plantearon varias cuestiones: hacemos presentaciones con frecuencia, pero la mayoría no surten el efecto deseado. Según las últimas encuestas que realicé, alrededor del 83 % de los profesionales de las finanzas hacen presentaciones con regularidad, pero aproximadamente el 84 % de los CFO y directores de finanzas a los que pregunté dijeron que no estaban satisfechos con la calidad de las presentaciones financieras. Nosotros podemos solucionar este problema.
Estos son los consejos prácticos que compartí durante la llamada: cosas que, en mi opinión, cualquier profesional de las finanzas puede poner en práctica de inmediato para que su próxima presentación sea más clara, se prepare más rápido y tenga más probabilidades de generar resultados.
Los cinco problemas que enfrentan los profesionales de finanzas
A partir de Slido y del chat en directo, se identificaron cinco problemas recurrentes:
- No hay un mensaje claro
- Presentaciones que no se adaptan al público
- No hay una narrativa ni una estructura coherentes
- Diapositivas abrumadoras repletas de datos
- Una presentación que carece de seguridad y compromiso
Si alguna de estas situaciones te resulta familiar, no eres el único. La buena noticia es que para cada problema hay una solución práctica.
Problema 1: No hay un mensaje claro. El filtro de los 3 "qué"
Muchas presentaciones financieras están repletas de cifras, pero carecen de una idea clara que el público pueda recordar y poner en práctica. Para solucionarlo, utiliza lo que yo denomino la estructura de los "3 qué" como un sencillo filtro antes de entrar en la sala:
- ¿Qué ha pasado? Explica los hechos y las causas; es decir, no te limites a decir: "Los ingresos han bajado 30 000 dólares". Explica por qué ha ocurrido. Por ejemplo: "Hemos perdido un contrato en el Reino Unido".
- ¿Y qué? Explica a tu público por qué es importante. Para los ejecutivos, esto suele traducirse en el impacto a final de año: "Si esto sigue así, no alcanzaremos el objetivo X por Y".
- ¿Y ahora qué? Propón alternativas o próximos pasos. No hace falta que seas el consultor que lo resuelve todo, basta con que evalúes las opciones y facilites la toma de decisiones.
Si tu diapositiva o punto de tu discurso no supera estas tres pruebas (comprender, preocuparse, actuar), aún no constituye una idea reveladora.
Problema 2: Adaptarse al público
La mayoría de las personas de una empresa no trabajan en finanzas. Ten en cuenta el modelo mental y las limitaciones de tiempo de tu público. Los ejecutivos quieren la conclusión primero. Utiliza la estructura piramidal o de Minto: empieza por la conclusión, respáldala con dos o tres razones y, a continuación, añade detalles si es necesario. De esa forma, siempre puedes acortar la presentación si el tiempo se reduce.
Problema 3: Crea una narración; no te limites a leer un informe
Un informe de gestión es documentación. Una presentación es una conversación con un objetivo concreto. Deja de leer el informe página por página. Comienza con una exposición concisa de la situación, el problema y la pregunta (SCQ), transmite el mensaje principal y, a continuación, respáldalo con dos o tres datos. Así, podrás omitir detalles cuando sea necesario y centrar el debate en la toma de decisiones.
Problema 4: Diseñar diapositivas para iniciar una discusión
Sustituye las tablas densas por un título claro, un elemento visual único que lo acompañe (las representaciones en cascada son ideales para mostrar variaciones) y dos o tres viñetas que relacionen los elementos del gráfico con tus mensajes de apoyo. Una buena diapositiva es aquella que facilita el inicio de una conversación productiva.
Problema 5: Generar confianza a través de la preparación
La mayoría de los nervios provienen de la falta de preparación. Ensaya tu estructura y las preguntas probables. No prepares demasiado el discurso: la autenticidad es importante, pero practica lo suficiente para que tus respuestas sean tranquilas y claras.
