Historia de cliente

De hojas de cálculo interminables a informes con un solo clic

Estudio de caso Bordeaux Métropole Énergie

Bordeaux Métropole Énergie (BME) se enfrentaba al reto de gestionar ocho entidades, dos cierres fiscales diferentes y un sinfín de libros de Excel. Para agilizar sus procesos, el equipo financiero sustituyó su software obsoleto por Lucanet. Hoy en día, automatizan las importaciones diarias de datos y gestionan la consolidación, la elaboración de presupuestos y la presentación de informes, todo dentro de una única solución eficiente.

Cómo BME utiliza Lucanet:

Consolidación legal automatizada y notas legales
Presupuestación y previsión multidimensionales
Importaciones de datos diarias automatizadas, incluidos los movimientos de activos fijos
Análisis con desglose hasta el asiento contable individual y las facturas adjuntas
Motor de asignación que divide las PyG de 46 municipios

Fundada en 2018 como empresa holding, Bordeaux Métropole Énergie reúne las marcas heredadas Regaz (redes de gas) y Gaz de Bordeaux (suministro de energía) con iniciativas más recientes como Mixener (calefacción urbana) y Neomix (energías renovables). Juntos, generan, distribuyen y suministran energía a municipios, empresas y hogares, ofreciendo gas verde, energía solar, calefacción y refrigeración renovables, así como soluciones de renovación energética.

Con Lucanet, podemos crear cualquier informe o estado de pérdidas y ganancias bajo demanda para las partes interesadas, sin necesidad de consultores ni especialistas en TI

Pascale Rumeau

Directora financiera adjunta, Bordeaux Métropole Énergie

Los Desafíos

Ocho entidades, ocho procesos financieros y un esfuerzo de conciliación masivo

El equipo financiero de BME solía dedicar cada mes a consolidar manualmente los balances de comprobación de ocho entidades distintas. El equipo contaba con una herramienta de consolidación obsoleta y hojas de cálculo de Excel grandes y complejas para hacer el trabajo. La presentación de informes era aún más complicada: cada contrato de concesión requería su propia cuenta de pérdidas y ganancias, y asignar los costes entre 46 municipios implicaba gestionar enormes hojas de cálculo llenas de claves de asignación. «Solo actualizar esos archivos podría llevar 20 minutos o más, sin exagerar», recuerda Pascale Rumeau, directora financiera adjunta de BME.

La carga de trabajo aumentaba cada vez que una filial cerraba sus libros. Dos entidades presentaron informes el 31 de diciembre, mientras que las demás lo hicieron el 30 de septiembre. Eso significó conciliar calendarios, reasignar planes de cuentas y explicar las variaciones a reguladores como la autoridad energética de Francia (CRE). El equipo de finanzas necesitaba una plataforma única que pudiera manejar la consolidación, la elaboración de presupuestos y el análisis en profundidad, todo sin sacrificar la velocidad o la eficiencia.

La Solución

Una plataforma, un flujo de datos, actualización con un solo clic

Tras un concurso público, BME seleccionó a Lucanet por su transparencia en el desglose, facilidad de presupuestación dentro de la herramienta y su modelo dimensional flexible. La implementación fue muy rápida: «En una semana teníamos prácticamente todo listo», dice Rumeau. Dos consultores cargaron los balances de prueba mensuales y la estructura analítica completa, y luego capacitaron al equipo para que elaborara informes por su cuenta.

Luego, se utilizó un conector para vincular Lucanet a Microsoft Dynamics AX y, más tarde, a D365, el posterior sistema ERP, de modo que las nuevas entradas del diario, los movimientos de activos fijos y las facturas en PDF llegaran a la base de datos de un día para otro o bajo demanda. «Ahora, simplemente presionamos un botón todos los días y los datos se actualizan», agrega Rumeau.

El equipo de finanzas también aprovecha el motor de secuencias de comandos de Lucanet para automatizar asignaciones complejas: una versión produce una columna de PyG por municipio, mientras que otra reasigna los costes de RR. HH., TI e instalaciones de los departamentos corporativos a las subsidiarias utilizando claves dinámicas como el número de empleados o los metros cuadrados. Debido a que los scripts se mantienen internamente, el modelo evoluciona tan rápido como el negocio, sin necesidad de desarrolladores externos.

Cómo beneficia Lucanet a BME:

Implementación en una semana: entorno completo de consolidación, presupuestación y generación de informes configurado en solo una semana por dos consultores.
Información en tiempo real: datos de desglose diarios disponibles con solo hacer clic en un botón, que se actualizan al instante desde D365 con los documentos de respaldo.
No más retrasos en Excel: las actualizaciones manuales de libros de 20 minutos han desaparecido; las asignaciones ahora se procesan en segundos.
Control dirigido por las finanzas: el equipo de finanzas crea los Informes, las PyG y las reglas de asignación de forma independiente, sin necesidad de proveedores externos o de TI.