Ogni team finanziario vuole la stessa cosa: disporre di numeri su cui poter fare affidamento, e in modo abbastanza rapido da poter agire.
Ma ecco il problema: i dati di pianificazione risiedono spesso in un sistema, il consolidamento in un altro e la pianificazione operativa in un altro ancora. Così i team trascorrono le ore migliori a riconciliare invece di prendere decisioni. Un valido strumento di Extended Planning and Analysis (xP&A) è quello che pone fine a questa situazione.
Ma cosa significa concretamente "valido" in questo contesto? In base alla nostra esperienza, si riduce a 8 funzionalità, quelle che contano di più per i team finanziari. Entriamo nel dettaglio.
Di che cosa si occupa effettivamente il software xP&A per il tuo team
L'xP&A estende la pianificazione oltre la finanza, fino alle operazioni, alle vendite e alle risorse umane, e collega il tutto a un unico modello di dati tempestivo. Immagina di rispondere a una domanda del tipo "e se assumessimo altri 5 commerciali?" in pochi minuti, invece che dopo una lunga rielaborazione dei fogli di calcolo. Oppure vedere una modifica nella pipeline di vendita confluire direttamente nella previsione del fatturato, invece di individuare lo scostamento tre settimane dopo nei dati consuntivi.
Detto questo, che cosa distingue uno strumento che mantiene le promesse da uno che si limita a una bella dimostrazione? Ecco gli 8 punti non negoziabili:
1. Una sola fonte di verità
Quando la pianificazione si basa su un modello diverso rispetto al consolidato e ai dati operativi, ci si ritrova sempre a riconciliare invece di decidere.
Una moderna soluzione xP&A aggrega i dati ERP, CRM e HR in un unico livello, in modo che conto economico, bilancio e flussi di cassa coincidano perfettamente. Per quanto riguarda le imposte, quella stessa fonte unica significa che i numeri utilizzati per la dichiarazione corrispondono ai numeri chiusi dal reparto finanziario.
2. Pianificazione degli scenari basata su driver
Il tuo team dovrebbe essere in grado di modellare driver operativi reali come organico, utilizzo e prezzo, ed eseguire diversi scenari ipotetici contemporaneamente. Disponi di un rolling forecast, non di un rituale annuale.
La velocità di ricalcolo è importante in questo caso. Se il foglio di calcolo impiega 20 minuti per ricalcolare ogni volta che si modifica un input, le persone smettono di esplorare le opzioni.
3. Reporting self-service
I partner finanziari e aziendali dovrebbero essere in grado di trovare le risposte di cui hanno bisogno senza dover inviare un ticket IT. Le dashboard leggibili e la tracciabilità tramite drill down consentono di rispondere alla maggior parte delle domande sul momento, risparmiando il tempo che altrimenti verrebbe speso a esaminare le esportazioni di dati.
4. Modellazione utilizzabile da chiunque si occupi di finanza
Quando la creazione di modelli richiede la padronanza di formule nidificate, le competenze sono limitate a poche persone e tutto rallenta quando una di esse è assente.
Una piattaforma moderna consente ai professionisti della finanza di creare modelli multidimensionali in linguaggio semplice tra prodotti, aree geografiche e tempistiche.
5. Controlli e verificabilità integrati
Gli audit trail, il controllo delle versioni e la cronologia delle transazioni svolgono un lavoro concreto. Riducono i tempi di preparazione agli audit e mantengono allineati i reparti finanza e fiscalità quando emergono delle domande.
È qui che i team finanziari avvertono la differenza. Una tracciabilità completa significa poter fornire una risposta difendibile quando un revisore chiede come è stato ricavato un numero.
6. Intelligenza che supporta senza prendere il sopravvento
Un'intelligenza di livello finanziario utile è anche specifica. Segnala le anomalie nella chiusura, esegue la taggatura delle rendicontazioni e suggerisce le allocazioni, mentre il team mantiene l'ultima parola.
La misura di sicurezza è importante quanto la funzionalità. Ogni azione intelligente dovrebbe prevedere una versione completa e una revisione umana, in modo da tracciare e annullare qualsiasi operazione prima che diventi definitiva.
7. Integrazioni veloci e scalabili
Gli adattatori e le API predefiniti riducono le tempistiche di progetto e la manutenzione continua. Ogni ora dedicata alla creazione di connettori è un'ora non dedicata alla strategia.
8. Scalabilità cloud e sicurezza enterprise
Man mano che si aggiungono entità, utenti e regioni, la piattaforma dovrebbe scalare senza richiedere ogni volta un nuovo progetto di infrastruttura.
Un SaaS cloud-native ad alta disponibilità solleva inoltre da oneri relativi alla residenza dei dati e alle certificazioni, come ISO 27001 e SOC 2 Tipo II, evitando che i reparti finanza e fiscalità debbano inseguire l'IT per ottenere risposte durante un audit.
Come capire se un fornitore di software xP&A è in grado di mantenere le promesse
Conoscere le funzionalità è metà dell'opera. L'altra metà consiste nel verificare se un fornitore sia effettivamente in grado di offrirle.
Ecco perché abbiamo creato una scorecard dei fornitori: una serie di domande basate sulla finanza in 5 aree, così da valutare i fornitori secondo i fatti e non le promesse.
Troverai la scorecard nella nostra guida all'acquisto dell'xP&A, insieme a una roadmap dettagliata per implementare uno strumento di xP&A e molti approfondimenti sull'xP&A. Scarica qui la guida per essere pienamente preparato:
