A gennaio, io e Tobias Riffel abbiamo organizzato e condotto un webinar sullo storytelling nel settore finanziario. Abbiamo parlato con più di 100 professionisti della finanza da tutto il mondo e alcuni temi sono emersi più volte: presentiamo spesso, eppure la maggior parte delle volte non raggiungiamo gli obiettivi prefissati. Negli ultimi sondaggi che ho condotto, circa l'83% dei professionisti della finanza presenta regolarmente, ma circa l'84% dei CFO e dei direttori finanziari intervistati ha dichiarato di non essere soddisfatto della qualità delle presentazioni finanziarie. Questo è un problema che possiamo risolvere.
Ecco i consigli pratici che ho condiviso durante la chiamata: gli accorgimenti che secondo me ogni professionista della finanza può applicare immediatamente per rendere la prossima presentazione più chiara, più veloce da preparare e con maggiori probabilità di produrre risultati tangibili.
I cinque problemi che affrontano i professionisti della finanza
Dalla piattaforma Slido e dalla chat in tempo reale sono emersi cinque problemi ricorrenti:
- Nessun messaggio chiaro
- Presentazioni non adattate al pubblico
- Nessuna narrazione o struttura coerente
- Diapositive opprimenti piene di dati
- Comunicazione che manca di fiducia e coinvolgimento
Se qualcuno di questi aspetti ti suona familiare, sei in buona compagnia. La buona notizia è che ogni problema ha una soluzione pratica.
Problema 1: nessun messaggio chiaro. Il filtro del "Cosa, Quindi, Ora"
Molte presentazioni finanziarie sono piene di numeri ma mancano di un'idea centrale che le persone possano ricordare e su cui agire. Per risolvere il problema, utilizza quella che chiamo la struttura del "Cosa, Quindi, Ora" come semplice filtro prima di entrare in una stanza:
- Cosa è successo? Spiega i fatti e le cause (non solo "calo di fatturato di 30.000 dollari", ma perché è successo. Ad esempio, abbiamo perso un contratto nel Regno Unito).
- E quindi? Spiega perché è importante per il tuo pubblico (per i dirigenti spesso significa l'impatto di fine anno, "se continua, mancheremo l'obiettivo X di Y").
- E ora? Proponi opzioni o prossimi passi. Non è necessario che tu sia il consulente in grado di risolvere tutto; valuta le opzioni e facilita il processo decisionale.
Se la diapositiva o l'argomento non superano questi tre test (comprendere, interessare, agire) non si tratta ancora di informazioni davvero valide.
Problema 2: adattarsi al pubblico
La maggior parte delle persone in un'azienda non lavora nel settore finanziario. Ricorda il modello mentale del tuo pubblico e i vincoli di tempo. I dirigenti vogliono che si inizi dalla fine. Utilizza la struttura piramidale o di Minto: inizia con la conclusione, supportala con due o tre argomentazioni, poi aggiungi dettagli se necessario. In questo modo, è sempre possibile comprimere la presentazione se il tempo a disposizione è limitato.
Problema 3: creare una narrazione, non leggere un report
Un management pack è documentazione. Una presentazione è una conversazione con uno scopo preciso. Smetti di leggere pagina per pagina il pacchetto di report. Inizia con una situazione, una complicazione e una domanda concisi (SCQ), presenta il messaggio principale, poi giustificalo con 2 o 3 fatti a supporto. Questa modalità di esposizione consente di omettere i dettagli quando necessario e di concentrare la discussione sulle decisioni.
Problema 4: progettare diapositive per avviare una discussione
Sostituisci le tabelle troppo dense con un titolo chiaro, un unico elemento visivo a supporto del titolo (i grafici a cascata sono ottimi per gli scostamenti) e 2 o 3 punti elenco che colleghino gli elementi del grafico ai messaggi di supporto. Un’ottima diapositiva è quella che rende più facile avviare una conversazione produttiva.
Problema 5: costruire la fiducia attraverso la preparazione
La maggior parte del nervosismo deriva dalla mancanza di preparazione. Prova a ripetere la struttura e le probabili domande. Non esagerare con la sceneggiatura del discorso: l'autenticità è importante, ma esercitati abbastanza affinché le tue risposte siano calme e chiare.
