Storia dei clienti

Dai fogli di calcolo che richiedono molto tempo al reporting con un solo clic

Storia di successo Bordeaux Métropole Énergie

Bordeaux Métropole Énergie (BME) doveva affrontare la sfida di gestire otto entità, due chiusure di anno fiscale e innumerevoli cartelle di lavoro Excel. Per ottimizzare i processi, il team finanziario ha sostituito il software obsoleto con Lucanet. Oggi automatizza l'importazione giornaliera dei dati e gestisce consolidamento, budgeting e reporting, il tutto in un'unica soluzione efficiente.

Come BME utilizza il software Lucanet:

Consolidamento legale automatizzato e note statutarie
Budgeting e previsione multidimensionale
Importazioni automatizzate di dati giornalieri, inclusi i movimenti delle attività fisse
Analisi drill down fino alla singola voce di bilancio e alle fatture allegate
Motore di allocazione che suddivide i conti economici per 46 comuni

Fondata nel 2018 come holding, Bordeaux Métropole Énergie riunisce i marchi storici Regaz (reti del gas) e Gaz de Bordeaux (fornitura di energia) con iniziative più recenti come Mixener (teleriscaldamento) e Neomix (energie rinnovabili). Insieme, generano, distribuiscono e forniscono energia a comuni, aziende e famiglie, offrendo gas verde, energia solare, riscaldamento e raffreddamento rinnovabile e soluzioni per la ristrutturazione energetica.

Con Lucanet, possiamo creare qualsiasi report o conto economico su richiesta per le parti interessate, senza bisogno di consulenti o specialisti IT.

Pascale Rumeau

Vice Direttore Finanziario, Bordeaux Métropole Énergie

Le Sfide

Otto entità, otto processi finanziari e un enorme sforzo di riconciliazione

Il team finanziario di BME era solito dedicare tempo ogni mese al consolidamento manuale dei bilanci provvisori di otto entità separate. Si affidava a uno strumento di consolidamento obsoleto e a fogli di calcolo Excel complessi e di grandi dimensioni per portare a termine il lavoro. Il reporting era ancora più complicato: ogni contratto di concessione richiedeva un proprio conto economico e ripartire i costi tra 46 comuni significava gestire enormi fogli di calcolo pieni di chiavi di allocazione. "Il solo aggiornamento di quei file poteva richiedere 20 minuti o più, senza esagerare", ricorda Pascale Rumeau, Vice Direttore Finanziario di BME.

Il carico di lavoro aumentava notevolmente ogni volta che una filiale chiudeva i conti. Due entità effettuavano il reporting il 31 dicembre, mentre le altre chiudevano il 30 settembre. Questa discrepanza significava riconciliare i calendari, rimappare i piani contabili e spiegare le varianze alle autorità di regolamentazione come l'autorità francese per l'energia (CRE). Il team finanziario aveva bisogno di un'unica piattaforma in grado di gestire il consolidamento, il budget e l'analisi approfondita, il tutto senza sacrificare velocità o efficienza.

La Soluzione

One platform, one flow of data, one-click refresh

A seguito di una gara pubblica, BME ha scelto Lucanet per la trasparenza del drill down, la facilità di definizione del budget all'interno dello strumento e il modello dimensionale flessibile. L'implementazione è stata molto rapida: "Nel giro di una settimana avevamo praticamente tutto a posto", afferma Rumeau. Due consulenti hanno caricato i bilanci di verifica mensili e l'intera struttura analitica, quindi hanno formato il team per creare report in autonomia.

Successivamente, è stato utilizzato un connettore per collegare Lucanet a Microsoft Dynamics AX e successivamente a D365, il successivo sistema ERP, in modo che le nuove voci del libro giornale, i movimenti delle attività fisse e le fatture PDF fluissero nel database durante la notte o su richiesta. "Adesso basta premere un pulsante ogni giorno e i dati vengono aggiornati", aggiunge Rumeau.

Il team finanziario sfrutta il motore di scripting di Lucanet anche per automatizzare le allocazioni complesse: una versione produce una colonna dedicata al conto economico per comune, mentre un'altra rialloca i costi delle risorse umane, dell'IT e delle strutture dai dipartimenti aziendali alle filiali utilizzando chiavi dinamiche come l'organico o i metri quadrati. Poiché gli script sono gestiti internamente, il modello si evolve alla stessa velocità dell'azienda, senza bisogno di sviluppatori esterni.

I vantaggi del software Lucanet per BME:

Implementazione in una settimana: ambiente di consolidamento, budgeting e reporting completo, impostato in una sola settimana da due consulenti.
Informazioni in tempo reale: drill down giornalieri disponibili con un clic, aggiornati istantaneamente da D365 con documenti di supporto.
Niente più ritardi in Excel: non servono più aggiornamenti manuali delle cartelle di lavoro di 20 minuti; le allocazioni vengono ora elaborate in pochi secondi.
Controllo guidato dalla finanza: il team finanziario crea report, conti economici e regole di allocazione in modo indipendente, senza bisogno di ricorrere all'IT o a fornitori esterni.