Témoignage client

Des tableurs chronophages aux rapports en un clic

Étude de cas Bordeaux Métropole Énergie

Bordeaux Métropole Énergie (BME) devait jongler avec huit entités, deux clôtures d'exercices et une multitude de fichiers Excel. Afin d'optimiser ses processus, l'équipe financière a remplacé son ancien logiciel par Lucanet. Désormais, elle automatise les importations de données journalières et gère la consolidation, la budgétisation et le reporting, le tout au sein d’une solution unique et performante.

Comment BME utilise le logiciel Lucanet :

Consolidation statutaire automatisée
Budgétisation et prévisions multidimensionnelles
Importation quotidienne et automatisée des données, y compris les mouvements d'immobilisations
Analyse descendante jusqu’à l’écriture comptable individuelle et aux factures jointes
Moteur d'allocation qui répartit les P&L pour 46 municipalités

Bordeaux Métropole Énergie, holding fondée en 2018, rassemble les marques historiques Regaz (réseaux de distribution de gaz) et Gaz de Bordeaux (fourniture d’énergie) avec des entreprises plus récentes comme Mixener (réseaux de chauffage urbain) et Neomix (énergies renouvelables). Ensemble, elles produisent, distribuent et fournissent de l'énergie aux municipalités, aux entreprises et aux particuliers, en offrant du gaz vert, de l’énergie solaire, du chauffage et de la climatisation renouvelables, et des services de rénovation énergétique.

Grâce à Lucanet, nous pouvons créer n'importe quel rapport ou compte de résultat pour nos parties prenantes, à la demande, sans avoir besoin de consultants ou d’informaticiens.

Pascale Rumeau

Directrice Financière Adjointe, Groupe Bordeaux Métropole Énergie

LES DÉFIS

Huit entités, huit processus financiers, et un effort de rapprochement colossal

Chaque mois, l'équipe financière de BME consacrait son temps à consolider manuellement des balances de vérfication issues de huit entités différentes. L'équipe s'appuyait sur un outil de consolidation obsolète et de grands tableaux Excel complexes pour accomplir cette tâche. Le processus de reporting était d'autant plus complexe que chaque contrat de concession nécessitait un compte de résultat distinct. La répartition des coûts entre 46 communes impliquait ainsi de gérer de gigantesques tableurs contenant les clés d'allocation. « La simple mise à jour de ces fichiers pouvait prendre 20 minutes, voire plus, sans exagération », se souvient Pascale Rumeau, directrice financière adjointe de BME.

Le volume de travail augmentait considérablement chaque fois qu'une filiale clôturait ses comptes. Si deux entités présentaient leurs rapports au 31 décembre, les autres clôturaient au 30 septembre. Il fallait donc harmoniser les calendriers, réaffecter les plans de comptes et justifier les écarts auprès d’organismes de régulation tels que la Commission de Régulation de l'Énergie (CRE). L'équipe financière avait besoin d'une plateforme unique, capable de gérer la consolidation, la budgétisation et les analyses approfondies, le tout sans sacrifier la rapidité ou l'efficacité.

LA SOLUTIONThe Solution

Une plateforme, un flux de données, une actualisation en un clic

À l'issue d'un appel d'offres public, BME a choisi Lucanet pour sa capacité d'analyse approfondie, sa facilité à établir des budgets directement dans l'outil et la souplesse de son modèle dimensionnel. La mise en œuvre a été très rapide : « En une semaine, pratiquement tout était en place », explique Pascale Rumeau. Deux consultants Lucanet ont chargé les balances de vérification mensuelles et la structure analytique complète, puis ont accompagné l'équipe pour qu'elle puisse créer ses propres rapports.

Un connecteur a ensuite permis de relier Lucanet à Microsoft Dynamics AX, puis à D365 (le système ERP suivant), assurant l’importation nocturne ou sur demande des nouvelles écritures de journal, des mouvements d'actifs fixes et des factures au format PDF dans la base de données. « Aujourd’hui, il nous suffit d'appuyer sur un bouton chaque jour pour que les données soient mises à jour », ajoute MmeRumeau.

L'équipe financière utilise également le moteur de script de Lucanet pour automatiser les allocations complexes : une version produit un compte de résultat avec une colonne par municipalité, tandis qu'une autre réaffecte les coûts de RH, d'IT et d'installations des départements centraux aux filiales, en utilisant des clés dynamiques telles que les effectifs ou les mètres carrés. Comme les scripts sont gérés en interne, le modèle évolue aussi vite que l'entreprise, sans nécessiter de développeurs externes.

L’apport de Lucanet pour BME :

Mise en œuvre en une semaine : un environnement complet de consolidation, budgétisation et reporting mis en place en seulement une semaine par deux consultants.
Informations en temps réel : des données actualisées instantanément depuis D365 avec les pièces justificatives, des analsyes de données approfondies en un clic.
Finis lesretards dus à Excel : les actualisations manuelles de 20 minutes des classeurs ne sont plus qu'un lointain souvenir ; les allocations s'exécutent maintenant en quelques secondes.
Gestion pilotée par la finance : l'équipe financière conçoit les rapports, les comptes de résultats et les règles d'affectation de manière indépendante, sans faire appel à l'informatique ou des prestataires externes.