Simplemente flexible – Éxito a nivel de sociedades individuales y de grupo

Polytan GmbH

Contenido del proyecto

  • Introducción de informes profesionales con conversión de moneda integrada según estándares internacionales y una planificación del presupuesto en la que se puede planificar para varios años
Mathias Schwägerl, Polytan GmbH

LucaNet es flexible y rápidamente adaptable. De esta forma se pueden tener en cuenta las necesidades de la administración a corto plazo. Además en cualquier momento se dispone de información detallada en las áreas financieras y de control tanto a nivel de empresa individual como de grupo con solo pulsar un botón. El alojamiento en servidor permite acceder mediante Internet a la base de datos desde todo el mundo y en cualquier momento del día o de la noche.

Mathias Schwägerl , Director de control y contabilidad  Polytan GmbH
Logo: Polytan GmbH

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Sector
Suelos y revestimientos deportivos Oficina
Oficina central
Burgheim - Alemania
Empleados
1.000

 

El fabricante e instalador de instalaciones deportivas Polytan ha tenido en los últimos años un crecimiento extraordinario debido a su estrategia de «compra y monta».  Por este motivo, era absolutamente necesario introducir un software para la elaboración de los estados financieros consolidados y los análisis para el control, así como la planificación basada en el grupo. Con el software de LucaNet, ahora la central en Burgheim (Alemania) asume la consolidación, la planificación y los informes para todo el grupo.

 

Desde hace 40 años, Polytan monta superficies deportivas en todo el mundo. A lo largo de los años, esta marca se ha convertido en sinónimo de calidad para superficies deportivas de exterior. Estas superficies las encontramos, entre otros, en los estadios olímpicos de Múnich, Melbourne y Viena, así como en los estadios de fútbol de los equipos FC Bayern, Bayer Leverkusen y Hertha BSC.

Ahora la empresa ha crecido hasta el punto en el que la base de datos utilizada y autoprogramada en Access y los informes vinculados en Excel no son suficientes para garantizar la generación eficiente de informes.

«Debido a la estructura internacional de nuestro grupo, el nuevo software debía contener una conversión de moneda integrada según los estándares internacionales. En nuestro caso concreto, es necesario convertir las cifras de las filiales extranjeras del dólar australiano y neozelandés al dólar americano y, de ahí, al euro», así explica Mathias Schwägerl, director de control y contabilidad en Polytan, la búsqueda de una nueva solución de software. Otro requisito era contar con un módulo para la planificación del presupuesto, en el que se pudiera planificar por varios años y con el que fuera posible una visión de pronóstico. Debía incluirse, por supuesto, la administración y planificación correspondiente de los préstamos, así como la planificación de las transacciones financieras entre las compañías. Además debía ser posible importar los datos Excel para poderlos trabajar, por ejemplo, para presentaciones.

Después de diversas presentaciones de varios proveedores, la empresa se decidió por LucaNet al cabo de poco tiempo.  «En especial, nos convencieron la integración de la planificación y la consolidación en un módulo, así como el tomar en consideración nuestras complejas exigencias en cuanto a la conversión de moneda», dice Schwägerl.

La implementación del software y la formación de los empleados se realizaron dentro del periodo acordado, en concreto se llevaron a cabo en un periodo de entre dos y tres semanas. Para poner al día el historial, además de los últimos estados financieros consolidados y la planificación actual, se importaron todo tipo de análisis.

 

Importación de datos sin problemas a pesar de paquetes de informes individuales

En todo el grupo se trabaja exclusivamente con paquetes de informes individuales que se crean en Excel y se importan a LucaNet a través de interfaces. Para no tener que rellenar los paquetes de informes manualmente, estos se enlazan en parte con la contabilidad financiera, de manera que se pueden descargar directamente los datos necesarios. La información adicional para el grupo se agrega manualmente en el paquete. La importación de datos se realizó sin problemas. Se importaron el balance, PyG y el cuadro de activos fijos y de provisiones completos con todos los datos de control relevantes (grupos de productos, datos sobre ventas y material, países, regiones de comercialización).

La planificación de las compañías individuales se realiza de forma descentralizada tras consultar con la sociedad matriz.  La planificación del grupo completo, incluyendo la consolidación y armonización de todas las relaciones entre las compañías, se realiza a través de los empleados del departamento de control de Polytan de forma centralizada. Para ello, se realizan planificaciones detalladas de todas las áreas de la empresa (planificación de las ventas, del producto, de la producción, de venta e instalación).

 

Consolidación multinivel según HGB

Polytan consolida según las normas de contabilidad del Código de Comercio alemán (HGB). La consolidación se realiza en varios niveles a través de las diferentes filiales y hasta la empresa matriz. Para ello se utilizan asistentes para la consolidación como p. ej. para la consolidación de deudas y la consolidación de ingresos y gastos.

Un reto especial en la consolidación es la doble conversión de moneda debido a que son varias las filiales extranjeras que no consolidan en euros sino en la moneda de su país. La transmisión de las filiales consolidadas a la empresa matriz se realiza en LucaNet pulsando solo un botón: para ello se creó una sociedad ficticia en la que las cifras agregadas (dólar) se unifican y se convierten al euro.

 

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