Tecnología innovadora para un cierre de cuentas eficiente

Cartonplast Group GmbH

Contenido del proyecto

  • Introducción de un software para mejorar los procesos de consolidación y planificación; representación y comparación más rápidas de los resultados; ampliación del área estadística; empleo de asistentes de contabilización; solución para la recopilación, validación y armonización de los datos
Martina Six, Cartonplast Group GmbH

LucaNet convence a todos los niveles y por todas sus funciones en la consolidación, los informes, la recogida de datos y la armonización de datos. Esta herramienta ha aumentado considerablemente el grado de eficiencia de los procesos comunes de todo el grupo.

Martina Six , Consolidation Manager  Cartonplast Group GmbH
Logo: Cartonplast Group GmbH

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Sector
Fabricación de láminas separadoras de plástico reutilizables
Oficina central
Dietzenbach / Hessen - Alemania
Empleados
400

 

La transparencia de los datos en la contabilidad es importante para todas las empresas del grupo. Esta es la base para la toma de decisiones estratégicas que afectan a la gestión empresarial futura. Con LucaNet se logra una base de datos consistente y coherente a lo largo de todas las empresas nacionales del grupo Cartonplast para la consolidación, la planificación y los informes.

 

Cartonplast Group es líder de mercado en láminas separadoras de plástico reutilizables en régimen de alquiler que se emplean para el transporte higiénico, seguro, eficiente y económico de recipientes de vidrio, latas y envases PET de las industrias de la alimentación, bebidas, farmacéutica y cosmética. Cartonplast posee 13 centros propios logísticos y de servicio en Europa, Rusia, Turquía y Sudáfrica. En EE.UU. y Latinoamérica se han fundado filiales.

 

Preparación de las cifras mensuales

Para obtener una mejor representación y comparación de los resultados mensuales, Cartonplast examinó el mercado buscando una nueva solución de software. «Antes utilizábamos un software de consolidación e informes orientado únicamente a la generación de las cuentas anuales. Sin embargo, en la práctica necesitamos una herramienta con la que elaborar el cierre mensual. En el pasado creábamos cada cierre mensual en una base de datos propia, es decir, había que calcular en Excel los datos del mes de forma manual siguiendo un laborioso proceso y calculando la diferencia entre dos bases de datos», explica Martina Six, directora de consolidación de Cartonplast Group.

Ante esta problemática, LucaNet proporciona la solución adecuada. Con ayuda de esta herramienta pueden representarse de forma transparente los resultados desglosados según los meses dentro de una base de datos. También es posible comparar los datos del presupuesto reales y de planificación en todos los periodos.

 

Datos importados

La importación de los datos en Cartonplast se realiza exclusivamente en paquetes de informes de Excel. El foco de atención lo conforman los saldos del balance y PyG, la información sobre la armonización de los socios, la información analítica para los análisis de créditos, de activos, de capitales y de provisiones, las diversas notas de la memoria del grupo, los datos estadísticos en forma de cifras de movimientos, el pronóstico de efectivo, así como diferentes datos de planificación como saldos y cifras de movimientos.

 

Seguridad de datos mediante documentos de auditoría

En LucaNet es posible que varios usuarios tengan acceso paralelo a un modelo de datos común. Así los datos se pueden editar y filtrar paralelamente. Los cambios realizados en el modelo de datos se pueden rastrear fácilmente mediante funciones integradas. «Todas las contabilizaciones en LucaNet se pueden registrar y supervisar mediante la función de documentos de auditoría. Independientemente de si se trata de importaciones de datos, contabilizaciones, transmisiones de datos desde MS Excel o entradas en tablas de tipos de cambio. Esto incrementa la seguridad y la transparencia de los datos enormemente», explica Martina Six.

 

Consolidación completa superada

La consolidación de una sola etapa de Cartonplast se realiza siguiendo los requisitos contables del Código de Comercio alemán (HGB). Actualmente se lleva a cabo una consolidación completa, en parte con participaciones minoritarias. La base para ello son los artículos 300 a 307 del Código de Comercio alemán (HGB) según los cuales se han de juntar los estados financieros de las empresas a incluir dentro del marco de la consolidación completa en un estado financiero consolidado. En este proceso se implementan completamente los activos y pasivos de las filiales para poder ejecutar la consolidación de capital subsiguiente. Con LucaNet se puede realizar el proceso de consolidación para todos los implicados de forma rápida y transparente. Los numerosos asistentes en el área de consolidación automatizan los pasos individuales. Cartonplast utiliza p. ej. los asistentes de consolidación de gastos y ganancias. Con ayuda de la consolidación de gastos y ganancias por pares pueden compensarse automáticamente entre sí gastos e ingresos entre empresas afiliadas. Para ello se forman combinaciones de pares de cuentas entre áreas de contabilización o centros de costes según la información de los socios proporcionada previamente, así como según las configuraciones ajustadas. Lo mismo se aplica a la consolidación de deudas por pares en LucaNet. Dentro de este proceso, Cartonplast utiliza la consolidación de deudas y obligaciones entre las empresas afiliadas de un área de consolidación ayudándose de asistentes configurados.

 

Asistentes de contabilización automatizados

Los asistentes de contabilización de LucaNet se pueden emplear en diversas áreas y sirven en primer lugar para acelerar y simplificar la realización de diferentes tareas. Cartonplast utiliza los asistentes de contabilización para la presentación de intereses minoritarios en el grupo. Gracias a estos, es posible determinar las participaciones de otros socios que deben presentarse en una primera consolidación o una subsiguiente. En el curso de dicha determinación se toman en cuenta los efectos del tipo de cambio.

 

Reconciliación interco en LucaNet.Group Report

Como empresa del grupo, Cartonplast conoce las dificultades relacionadas con las laboriosas y lentas reconciliaciones de los datos relevantes para el grupo para la generación de los estados financieros consolidados. Por eso actualmente están introduciendo el módulo LucaNet.Group Report para la recopilación y validación basada en web de los datos reales y de planificación descentralizados y relevantes para el grupo. En el futuro, en el proceso de la recopilación de datos estarán implicadas 17 sociedades. Los saldos y las cifras de movimientos los introducen las empresas tanto manualmente como a través de archivos de MS Excel en forma de listas de sumas y saldos. La estructura de LucaNet.Group Report es flexible y puede contener, además del balance y PyG, tantas partes de informe como se desee, por ejemplo notas del análisis o de la memoria. El idioma de visualización deseado se puede seleccionar directamente, de forma que las filiales internacionales también pueden orientarse rápidamente. Las estructuras de los informes con plan de cuentas y otras características se configuran en LucaNet.Group Report de forma centralizada. De esta manera, cada una de las empresas nacionales pueden introducir fácilmente sus datos dentro de campos predeterminados. La validación automática de la integración y la consistencia de los datos, así como la reconciliación interco integrada simplifican el trabajo considerablemente para la preparación de los estados financieros consolidados.

 

Planificación empresarial en Cartonplast

En el proceso de planificación descentralizado en Cartonplast intervienen tanto los contables y controllers locales como los directores generales locales. En total participan entre 16 y 20 personas. Se lleva a cabo una planificación empresarial para tres años, teniendo en cuenta que los datos del primer año se planifican de forma mensual y, para el segundo y tercer año, se realiza la planificación anual. Se planifica en el nivel de la sociedad y en la base del objeto de coste. «Podemos representar y comparar nuestros datos de planificación con los datos actuales en un sistema de forma fiable. De esta forma descubrimos las desviaciones importantes a tiempo. Con esto es posible gestionar la empresa de forma profesional», explica Martina Six.

 

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