Wie eine Controllerin zur kaufmännischen Beraterin ihres Unternehmens wurde

Zoologischer Garten Berlin AG

Projektinhalte

Einfacher Datenimport aus vielen verschiedenen Vorsystemen; Automatisiertes Monats-Reporting; Dynamische Planung auf Jahresbasis
Sabine Kirner, Zoologischer Garten Berlin AG

Ich bin wirklich sehr zufrieden, dass wir uns für LucaNet entschieden haben, denn als Controllerin sehe ich mich als Dienstleisterin für mein Unternehmen. Das Reporting ist die Basis, darf aber nicht den Hauptteil meiner Arbeitszeit ausmachen. Diese Philosophie unterstützt LucaNet und daher wurden meine Erwartungen voll erfüllt.

Sabine Kirner , Leitung Controlling  Zoologischer Garten Berlin AG
Logo: Zoologischer Garten Berlin AG

Zum Unternehmen

Branche
Freizeit und Tourismus
Hauptsitz
Berlin - Deutschland
Mitarbeiter
500

 

Sabine Kirner ist Controllerin im Zoo Berlin. Lange kämpfte sie mit zeitfressenden Routinearbeiten wie dem Sammeln von Daten für das monatliche Reporting. Für wichtige Aufgaben wie der Datenanalyse und der Beratung der Geschäftsleitung blieb ihr stets zu wenig Zeit. Mit LucaNet schaffte sie Abhilfe.

 

Der Zoo Berlin ist ein Zoo der Superlative. Gemeinsam mit dem Tierpark Berlin und dem Aquarium Berlin steht er, vereint in einer AG, für den größten Zoobetrieb Europas. Er ist der älteste Zoo Deutschlands und der artenreichste der Welt. Wer in Deutschland zum Beispiel Pandabären sehen will, der kann das nur im Zoo Berlin. Auch für die Controllerin Sabine Kirner ist die Arbeit im Zoo etwas Besonderes: Die Tage sind abwechslungsreich, aus ihrem Büro blickt sie auf Flamingos und Elefanten und klassische Kostenstellen wie Fertigung und Vertrieb sucht man vergeblich; bei ihr heißen sie Raubtierhaus oder Menschenaffen.

 

Die Herausforderung: Daten zusammenführen und Reporting automatisieren

Der Zoo Berlin ist als gemeinnützige Freizeiteinrichtung in Form einer Aktiengesellschaft organisiert und fußt auf drei wichtigen Säulen: den Besuchern des Zoos, den Spendern, Paten und Erblassern sowie den Aktionären. All diese Gruppen werden in unterschiedlichen IT-Systemen abgebildet. Dazu kommen die Programme für die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Damit das Berichtswesen reibungslos funktioniert, müssen die Informationen all dieser verschiedenen Quellen zentral, vollständig und schnell verfügbar sein. Idealerweise. 

Denn lange waren für Sabine Kirner vollständig und schnell verfügbare Zahlen mehr Wunsch als Wirklichkeit. Die Daten der verschiedenen Quellen wurden manuell über Excel zusammengefügt, was ein fehleranfälliger und zeitfressender Prozess ist. Ein untragbarer Zustand, wie sie uns erklärt: „Als alleinige Controllerin betreue ich zwei Einrichtungen und stehe im operativen Tagesgeschäft allen Fachbereichen vom Marketing über die Technik und Verwaltung bis hin zur Zoologie als kaufmännische Ansprechpartnerin zur Verfügung. Da dürfen Routinetätigkeiten einfach nicht so viel Arbeitszeit binden.“ Für sie war klar: Eine Alternative zu Excel muss her.

 

Neue Lieblingstastenkombination Strg+Q

Ihre Suche führte sie schnell zu LucaNet. Die Software bot ihr eine standardisierte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware Addison und die Möglichkeit, weitere Programme wie etwa die Ticketsoftware Beckerbillett unkompliziert einzubinden. „LucaNet“, so betont sie, „ist für uns zu einer Art Atoll geworden, das die verschiedenen Dateninseln einfach zusammenfasst. Mit meiner neuen Lieblingstastenkombination Strg+Q sind die Daten aus allen Quellen sofort verfügbar, das Reporting ist aufgefrischt und wir haben wirklich ein integriertes Berichtswesen. So spare ich mir 1-2 Arbeitstage im Monat und ich kann mich schneller der Datenanalyse widmen.“

 

Eine Woche Zeitersparnis bei der Planung

Neben dem Reporting setzt Sabine Kirner LucaNet auch für die Finanzplanung ein. Geplant wird bottom-up: Zuerst werden die Anforderungen der unterschiedlichsten Bereiche berücksichtigt – neben den Standards wie Personalkosten sind das zum Beispiel Eintrittserlöse, Energie- und Instandhaltungskosten oder Futtermittel für die Tiere. Danach werden die Einzelplanungen über Excel nach LucaNet überführt, wo Sabine Kirner eine Datei zum Plan-Reporting aufgebaut hat, in der sie sofort das Gesamtergebnis sieht und bei Bedarf einfach weitere Top-down-Anpassungen vornehmen kann. Pro Einrichtung und Planungszyklus spart sie so mindestens eine Woche Arbeitszeit, bei vielen Planänderungen sogar deutlich mehr. Und, was ebenso wichtig ist: Sie kann sich endlich mit den Inhalten der Daten beschäftigen, Abweichungen aufspüren und erklären. Sie ist nun keine bloße Datensammlerin mehr, sondern Ansprechpartnerin, Beraterin und Dienstleisterin für ihr Unternehmen.

 

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