Toshiba Electronics Europe GmbH

Flucht aus dem Excelchaos

Projektinhalte

Einführung einer Expertensoftware für mehr Transparenz und ein effizienteres Berichtswesen; Ablösung von fehleranfälligen Excel-Tabellen; flexible Einbeziehung der Kostenstellenverantwortlichen in den Planungsprozess
Ulrich Leib, Toshiba Electronics Europe GmbH

90 % mehr Transparenz in den Finanzdaten – dies ist dank LucaNet nun Realität. Die Vorteile spüren wir jeden Tag in unserer Finanzabteilung. Wir sparen Kosten, Zeit und Nerven und haben nun wieder volles Vertrauen in unsere Finanzdaten.

Ulrich Leib, Leiter Controlling  Toshiba Electronics Europe GmbH
Logo: Toshiba Electronics Europe GmbH

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Branche
Elektrotechnik und Elektronik
Hauptsitz
Düsseldorf - Deutschland
Mitarbeiter
146.000 (weltweit)

 

Intransparente Finanzdaten. Undurchsichtige Prozesse. Fehleranfällige Excel-Dateien. Das Finanzcontrolling bei Toshiba Electronics Europe war alles – außer effizient und verlässlich. Mit LucaNet gelang die Wende.

 

Gegründet 1875. Über 146.000 Mitarbeiter weltweit. Rund 45 Milliarden Euro jährlicher Umsatz. Das sind die beeindruckenden Zahlen, die hinter einer der bekanntesten Marken der Technologie- und Elektronikbranche stecken: Toshiba.

In Düsseldorf sitzt die Toshiba Electronics Europe GmbH. Das ist der europäische Geschäftszweig für elektronische Komponenten von Toshiba. Auch das Controlling-Team hat sein Büro an der schönen Stadt am Rhein. Es übernimmt das Berichtswesen für die zum Konzern gehörenden Landesgesellschaften in Deutschland und sieben weitere europäische Länder. Bereits seit 2003 arbeitet Toshiba mit LucaNet. Das macht den Technologiekonzern zu einem LucaNet-Kunden der ersten Stunde.

 

Excel-Tabellen als Zeitschlucker

Ulrich Leib, Leiter Controlling bei Toshiba Electronics Europe, war damals schon mit an Bord. „Vor der Einführung von LucaNet benötigten wir mit einem dreiköpfigen Team fünf bis sechs Tage für das monatliche Reporting“, erinnert er sich. Das lag vor allem an der ineffizienten manuellen Bearbeitung der Daten und deren aufwändigen Versand in Excel-Tabellen.

Aber es gab noch ein größeres Problem: die fehlende Transparenz und Flexibilität bei den Finanzdaten. Die Verantwortlichen bei Toshiba konnten im Falle von Größenabweichungen die ursächlichen Konten und Belege nicht nachvollziehen. Stattdessen mussten sie sich mühsam durch sämtliche Konten suchen. Eine verlässliche Kontrolle und Steuerung der Finanzdaten waren so unmöglich. Ein Alptraum für jeden Controller.

 

90 % mehr Transparenz – aussagekräftige Abweichungsanalysen

Mit LucaNet ist das kein Problem mehr. Toshiba Electronics führt nun transparente und aussagekräftige Abweichungsanalysen durch. „Das Wichtigste für uns ist, dass wir im Rahmen der Abweichungsanalyse das entsprechende Konto, die Kostenstelle und den Kostenstellenverantwortlichen schnell ermitteln können“, erklärt Ulrich Leib. Daneben trägt auch das Protokollieren von Änderungen, die Kommentierungen von Ist- und Plan-Zahlen sowie von Abweichungen als auch die variable Gestaltung von Ansichten auf Daten zu einer verbesserten Transparenz und einer hohen Datenqualität bei. „Mit LucaNet verbesserten wir die Datentransparenz um 90 %. Das ist wirklich unschlagbar“.

 

Budgetplanung jetzt dreimal schneller

„Mit LucaNet können die Kostenstellenverantwortlichen eigenständig auf Informationen zurückgreifen und beispielsweise den Fortgang ihres Budgets überwachen.“ Das spart Zeit: Toshiba Electronics kommt nun dreimal schneller zum Abschluss der Budgetplanung. Für die Planung der Budgets, bei der europaweit 40 Kostenstellenverantwortlichen mitwirken, setzt der Technologiekonzern auf das Aufgabenmanagement von LucaNet. Tasks erinnern die Kostenstellenverantwortliche daran ihre Eingaben zu machen und der Leiter Controlling kann jederzeit den Prozessfortschritt überblicken.

 

Das freut den CFO: Echtzeit-Daten und interaktive Analysen

Zurück zum Monatsreporting. Dort konnte vor allem durch die Automatisierung vieler Schritte im Finanzcontrolling die Fehlerquote um fast 100 Prozent gesenkt werden. Benötigte Toshiba Electronics vorher noch 5 bis 6 Tage für das Monatsreporting, so gelingt dies nun in 2 bis 3 Tagen. Hilfreich ist ebenso die Excel- und BI-Integration, welche die Software für Planungs- und Reporting-Zwecke bietet, sowie die eingesetzte LucaNet-FORMEL. So hat das Team stets Echtzeit-Daten zur Hand, die sie dann im Rahmen von interaktiven Analysen transparent für den CFO als Entscheidungsvorlage aufbereiten.

 

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