Einfach effektiv – Reporting und Planung auch in Russisch

OSTCHEM Group

Projektinhalte

Einführung einer professionellen Software für das Beteiligungscontrolling; effektive Vereinheitlichung des Berichtswesens unter Berücksichtigung aller Gesellschaften bei der OSTCHEM Group
Matthäus Ebinal, OSTCHEM Group

Neben den Funktionalitäten von LucaNet hat uns die Benutzerfreundlichkeit und die kurze Einführungszeit überzeugt. Auch die kompetente Unterstützung durch die Berater vor Ort oder telefonisch ist ein großes Plus!

Matthäus Ebinal , Geschäftsführer  OSTCHEM Group
Logo: OSTCHEM Group

Zum Unternehmen

Branche
Chemieindustrie
Hauptsitz
Wien - Österreich
Mitarbeiter
23.000 (weltweit)

Mit Wien als Hauptsitz wurde für die OSTCHEM Group aufgrund der Gesetzgebung ein konsolidierter Jahresabschluss nach drei Jahren zwingend erforderlich. Deshalb – und wegen des schnellen Wachstums – musste dringend ein einheitliches System für Planung, Controlling und Konsolidierung etabliert werden. Mit LucaNet wurde erstmalig ein professionelles Controlling inklusive Reporting und Planung im Unternehmen eingeführt.

Die OSTCHEM Group ist ein führender osteuropäischer Produzent von wichtigen chemischen Roh- und Grundstoffen. 2004 wurde die OSTCHEM Holding AG in Wien gegründet, um für die vorhandenen Produktions- und Vertriebsgesellschaften eine nach westlichen Standards operierende Muttergesellschaft zu schaffen. Dabei fungiert die Holding als zentrale Unternehmensleitung und als Dach für die Produktionsbetriebe und Vertriebsgesellschaften in Ländern wie der Ukraine, Estland, Zypern und der Schweiz.

Mehr Übersichtlichkeit gefordert

Der Erfolg von OSTCHEM und die damit einhergehende Erweiterung der Strukturen und Anforderungen führten unweigerlich zu der Gefahr, die Übersicht zu verlieren. Die Vereinheitlichung des Berichtswesens unter der Berücksichtigung aller Gesellschaften musste schnell und effektivgeschehen. Auf dem einfachsten aller Wege – der Internet-Recherche – wurde LucaNet gefunden. „Nach meiner Suche im Internet und meinen Anfragen bei mehreren Software-Anbietern hat LucaNet schnell und kompetent reagiert. Ich hatte meinen Gesellschaftern versprochen, zeitnah ein Beteiligungscontrolling in der Gruppe einzuführen. LucaNet hat eine kurze Einführung und eine einfache Handhabung versprochen – und gehalten“, sagt Matthäus Ebinal, Geschäftsführer der OSTCHEM Germany GmbH.

Optimiertes und standardisiertes Berichtswesen mit LucaNet

Relevante Daten waren natürlich auch schon vor der Einführung von LucaNet vorhanden, doch wurden diese in einem organisatorisch aufwendigen Prozess in Kiew gesammelt und dann mit MS Excel aufbereitet. Nun wird der Bereich von Hamburg aus gesteuert, was im Moment auch bedeutet, dass die Reporting-Packages der Gesellschaften dort gesammelt und in LucaNet importiert werden. Sie beinhalten Ist- und Plan-Zahlen, Forecasts sowie statistische Angaben – und das in vier Sprachen.

Das internationale Beteiligungscontrolling der Gruppe sieht monatliche Berichte vor, in denen z. B. Ergebnisrechnung und Bilanz in Form eines detaillierten Controllingberichts aufbereitet werden. Nach Konsolidierung und Prüfung der relevanten Daten werden über das LucaNet.Excel-Reporting die Berichte in den Sprachen Russisch und Englisch erstellt.

Neben Deutschland wird auch in der Ukraine mit LucaNet gearbeitet. Mitarbeiter der Gesellschaften haben Zugriff auf die zur Konzernabschlusserstellung genutzten LucaNet-Datenbanken, sodass die entsprechenden Ist-Daten der einzelnen Gesellschaften vor Ort importiert werden können.

Neue Möglichkeiten für das Controlling

Darüber hinaus wird LucaNet von den ukrainischen Gesellschaften verstärkt für Controlling-Zwecke eingesetzt. So werden – sowohl im Ist als auch im Plan – neben den klassischen Finanzdaten auch Informationen zu Produkten, Kapazitäten, Auslastungen, Mitarbeiterzahlen und Preisen erfasst. Auf dieser Basis lassen sich automatisiert die wichtigsten Kennzahlen ermitteln, welche für interne und externe Anforderungen benötigt werden. Soll-Ist-Vergleiche im Hinblick auf Absatzmengen und Umsätze einzelner Produkte sowie der Kapazitätsauslastungen ermöglichen eine laufende Analyse der Geschäftstätigkeit und bieten so umfangreiche Steuerungsmöglichkeiten.

Zusammenführung verschiedener Konsolidierungsgruppen in einer Datenbank

Die OSTCHEM Group ist in sieben Ländern vertreten und wickelt dementsprechend ihre Geschäfte in mehreren Währungen ab. Zudem unterscheiden sich die Gesellschaften alle in der Struktur der Bilanz und der GuV. Da nur ein Konzernkontenrahmenvorhanden ist, wäre eine detaillierte Abbildung aller Gesellschaften innerhalb nur einer Datenbank sehr schwierig. Die Herausforderung für LucaNet bestand nun darin, jede Gruppe für sich abzubilden, sie dann zunächst einzeln und abschließend in einer kumulierten Datenbank gemeinsam zu konsolidieren. Dafür wurde eigens die Möglichkeit geschaffen, Daten zwischen zwei LucaNet-Datenbanken auszutauschen. So können die unterschiedlichen Gesellschaften ihre stark voneinander abweichenden Bilanz und GuV-Strukturen in separaten Datenbanken halten und im Rahmen der gemeinsamen Konsolidierung auf eine Zieldatenbank zusammenführen.

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