Data-Mail, Inc. setzt bei Finanzberichterstattung und Konzernkonsolidierung auf LucaNet

Data-Mail, Inc.

Projektinhalte

Softwarelösung für die Vorbereitung von Einzelabschlüssen, die den aktuellen Standards der allgemein anerkannten US-Rechnungslegungsgrundsätzen (US GAAP) entsprechen, übergreifende integrierte Finanzplanung in den Bereichen Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow, multidimensionale Spiegelabbildung über Unternehmen, Kostenstellen und Geschäftsaktivitäten hinweg, Direktintegration bis zu den Transaktionsdetails in die ERP-Lösung PrintStream, Leichtere, zeitsparende Intercompany-Abstimmung, effizientes Management-Reporting
Mark Pritchard, Data-Mail, Inc.

Ich bin von der LucaNet-Software sehr beeindruckt. 90 % meiner Arbeitsschritte konnte ich mir selbst erschließen. Die Berichtsfunktionen sind hervorragend und das Ergebnis am Ende meines Erachtens von Weltrang.

Mark Pritchard , Chief Financial Officer  Data-Mail, Inc.
Logo: Data-Mail, Inc.

Zum Unternehmen

Branche
Direktmarketing
Hauptsitz
Connecticut - USA
Mitarbeiter
1.000 (weltweit)

Finanzabteilungen stehen heutzutage vor zahlreichen Herausforderungen: zeitraubende Prozesse, für Fehler anfällige zweidimensionale Finanzsysteme, uneinheitliche Daten und mangelnde Transparenz. Für konsistente Finanzabschlüsse und Geschäftsberichte müssen Finanzdaten aus verschiedenen Quellen und ERP-Systemen erfasst und validiert werden. Der Anbieter für Direktmarketinglösungen Data-Mail, Inc. wollte die Komplexität seines Geschäftsbetriebs verringern. Deshalb suchte das Unternehmen nach einer Finanzkonsolidierungs- und Reporting-Software, die es schnell, transparent und absolut zuverlässig durch den gesamten Prozess leiten würde.

Data-Mail, Inc. ist ein finanzkräftiges amerikanisches Unternehmen in Familienbesitz, das 1971 gegründet wurde. Der Marktführer für Direktwerbung und Druckerzeugnisse mit mehr als 45-jähriger Geschichte ist ebenso auf hohe Druckqualität und ausgefeilte Personalisierung mit Laser- und Digitaltechnik spezialisiert wie auf traditionellere Lettershop- und Bündelungsdienste. Die Unternehmensgruppe Data-Mail, Inc., die über Produktionsstätten mit rund 50.000 Quadratmetern Fläche in Hartford (Connecticut) verfügt, beschäftigt mehr als 1.000 Mitarbeiter an zwei Standorten und erzielt einen Umsatz von nahezu 150 Millionen US-Dollar.

 

Die Herausforderung

Für Data-Mail erwies es sich als sehr aufwendig, konsistente Konzernberichte mit einheitlichen Ergebnissen zu erstellen. Bei einer internen Prüfung zeigten sich Bedenken gegenüber dem alten ERP-System, das uneinheitlich genutzt und zusammen mit dem Cloud-basierten Reporting-Tool eines Wettbewerbers eingesetzt wurde, das wiederum teilweise die Fehler des ERP-Systems widerspiegelte.

Nachdem diese grundlegenden systemischen Probleme erkannt waren, stellte Data-Mail eine Liste von Anforderungen zusammen, die die neue Lösung neben der Beseitigung der bestehenden Probleme erfüllen müsste. Hierzu zählten unter anderem:

  • Erstellung von Einzelabschlüssen, die den neuesten Standards der allgemein anerkannten US-Rechnungslegungsgrundsätze (US GAAP) entsprechen
  • Übergreifende integrierte Finanzplanung in den Bereichen Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow
  • Multidimensionale Spiegel über Unternehmen, Kostenstellen und Geschäftsaktivitäten hinweg
  • Integration der Reporting-Tools von Microsoft, z. B. Power Pivot, Power BI und MS Excel
  • Erfassung, Zusammenführung und Buchung von Daten aus mehreren Quellen einschließlich der ERP-Lösung PrintStream mittels eingebauter ETL-Integration
  • Intuitive Benutzeroberfläche für schnelle Implementierung und Anwendung der Software
  • Unternehmensübergreifende Skalierbarkeit und wettbewerbsfähige Gesamtbetriebskosten

 

Die LucaNet-Lösung für die Finanzkonsolidierung

Die Geschäftsleitung von Data-Mail, Inc. wandte sich für eine Lösung an den LucaNet-Partner LSA Solutions. Nach der Auswertung der Anforderungen von Data-Mail Inc. und der Erkenntnis, welche Vorteile eine On-Premises-Lösung bietet, die parallel zu den bestehenden branchenspezifischen ERP-Systemen und dem lokalen ADP Payroll betrieben wird, empfahl LSA Solutions die LucaNet-Software für die Finanzkonsolidierung, Berichterstattung und die Abbildung der Spiegel. LucaNet überzeugt durch rasch implementierbare Einstiegslösungen für die Finanzplanung, Konsolidierung und Abbildung der Spiegel, die umfassend skaliert werden können.

Verarbeitung der Daten und Berichterstattung zum Monatsende lassen sich durch das integrierte Aufgaben-Management verwalten. Dieses Tool leistet deutlich mehr als die einfachen planmäßigen Routinen für den Datenimport. So können sich die Verantwortlichen im Rechnungswesen auf die Datenanalyse und die Compliance-Berichterstattung konzentrieren.

 

Der Schlüssel zum Erfolg

Data-Mail prüfte zwar auch die Angebote der Konkurrenz, erkannte aber schnell das Potenzial der LucaNet-Lösung. Dabei ermittelte Data-Mail zwei Schlüsselelemente, deren Mehrwert die Konkurrenz nicht bieten kann: die schnelle Implementierung und die eingebaute Financial-Intelligence-Logik der LucaNet-Software. Hierdurch konnte Data-Mail schnell eine Anbindung an die bestehenden Datensysteme herstellen und die Anwendung dank dem intuitiven Benutzererlebnis von LucaNet erfolgreich in der gesamten Organisation einführen.

Die oben genannten Faktoren sorgten für erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen bei Data-Mail und steigerten die Zuverlässigkeit der erstellten Berichte. Das Beste: Die Live-Schaltung des Systems dauerte nicht mehrere Wochen, sondern konnte innerhalb weniger Tage erfolgen. Die gesamte Umsetzung des Projekts benötigte weniger als 15 Tage. Sie umfasste Folgendes:

  • Seminare für Anwender und Administratoren vor Ort
  • Replikation bestehender Berichte im LucaNet-Modell durch den Kunden
  • Verarbeitung von Monatsenddaten und automatische Konsolidierung durch Finanzteams vor Ort
  • Einführung und Standardisierung von Leistungskennzahlen (KPIs) in allen Unternehmen
  • Vorbereitung und Bestätigung der Berichtsformate und der indirekten Kapitalflussrechnung durch den Fachanwender
  • Freigabe und Live-Schaltung der LucaNet-Anwendung nach nur fünf Tagen Beratung vor Ort
  • Direktverbindung zur ERP-Lösung PrintStream, bis hin zu den Transaktionsdetails
  • Integration der Reporting-Tools von Microsoft, z. B. MS Excel, Power Pivot und Power BI.

 

Bessere Datentransparenz und tieferes Verständnis der Geschäftstätigkeit

LucaNet ermöglicht die Übernahme eines komplett überarbeiteten, standardisierten Kontenrahmens sowie Berichtsaufbaus ohne ERP-Anpassungen. Die aus den zentralen ERP- und Lohnabrechnungssystemen extrahierten Daten können monatsweise leicht in LucaNet geladen werden. Die vollständig verfolgbaren Kontensalden können individuell mit separaten ERP-Büchern abgestimmt werden. So können Prozesse und Datenerfassungen bestimmt werden, die umgehende Aufmerksamkeit benötigen. „LucaNet erzeugt ein konsistentes Berichtsformat. Die Verwendung des neuen Kontenrahmens verbessert die Datentransparenz erheblich und vertieft das Verständnis unserer Geschäftstätigkeit“, erläutert Mark Pritchard, Chief Financial Officer bei Data-Mail, Inc. Ein weiterer Vorteil des LucaNet-Tools: Mithilfe der automatisierten Konsolidierungsassistenten können Einträge überprüft, validiert und durch die Nutzer bestätigt werden, bevor sie in LucaNet gebucht werden.

 

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