Een half dagje cursus, verder lukt het prima zelf



 

Branche: Hospitality
Hoofdvestiging: Amsterdam (Nederland)
Medewerkers: ca. 1.100

 

Project: Corporate Performance Management

Modules: LucaNet.Financial Consolidation, LucaNet.Planner

Met ruim 80 hotels is Hampshire Hospitality één van de grootste hotelondernemingen binnen de Benelux. Van die 80 hotels zijn er 25 in eigendom van Hampshire Hospitality. De overige hotels zijn bij de hotelgroep aangesloten via een licentieformule. Hampshire hotels zijn te vinden op uiteenlopende locaties: van centraal gelegen stadshotels tot hotels midden in de natuur. Bekende hotels zijn bijvoorbeeld het Designhotel in Maastricht, het Oranje Hotel in Leeuwarden en het even statige als legendarische Hotel American in Amsterdam.

Naamswijziging

In de hoofdstad vindt de hotelgroep ook zijn oorsprong. Het begon ruim dertig jaar terug met het Eden Hotel aan de Amstel. Onder die naam werden steeds meer hotels aangekocht, vooral in middelgrote Nederlandse steden. Als volgende stap nam Eden Hotels in 2011 de Hampshire-hotelgroep over, met een naamswijziging als logisch gevolg. In totaal werken er 1100 medewerkers bij de 25 hotels. Naar de toekomst richt Hampshire Hospitality zich op verdere ontwikkeling van hotelbedrijven in de Benelux en westelijk Duitsland door middel van licentie of via eigen exploitatie.

Tweede generatie

Joost Peeperkorn werkt sinds 2007 als Finance Director bij de groep. Hij maakte de groei van de hotelgroep en de overname van Hampshire Hospitality dus in volle glorie mee. Al een jaar voor zijn aantreden was de hotelgroep overgestapt op de software van LucaNet. Dat maakt Peeperkorn dus een tweede-generatie-gebruiker. Hoewel hij de implementatie niet meemaakte, heeft hij toch geen moeite gehad om zich de software eigen te maken. "Toen ik hier begon heb ik een halve dag aan consultancy ingeboekt bij LucaNet om het te leren. Uiteindelijk bleek dat voldoende te zijn om de basis onder de knie te krijgen." 

Stapsgewijs uitbreiden

De groei van de hotelgroep ging hand in hand met de groei in het gebruik van de LucaNet-software. Peeperkorn: "Toen Hampshire Hospitality met LucaNet startte, hadden we in totaal twaalf hotels. We zijn begonnen bij het logische begin: met de P&L (de winst- en verliesrekening) en de balans. Van daaruit zijn we het gebruik van LucaNet gaan uitbreiden, eerst met automatische consolidatie. Voor LucaNet deed men dat hier handmatig met Excel. Met twaalf hotels was dat nog wel te doen. Maar inmiddels hebben we te maken met 60 verschillende vennootschappen."

Wereld van verschil

Dat is een wereld van verschil, zegt Peeperkorn. Excel volstaat op zich best lang - totdat je anders gewend bent. "Want als je met 60 verschillende vennootschappen op twee of drie verschillende rekeningen posten hebt, zowel debet als credit, dan is het elimineren van tegenboekingen een hele puzzel. Naast de toenemende kans op fouten is het natuurlijk ook enorm tijdrovend. Sommige bedrijven zijn daar echt dagen mee bezig. Terwijl je met een druk op de knop klaar kunt zijn."

Zelfredzaam

Het zelf inrichten en aanpassen van die puzzel is volgens Peeperkorn goed te doen. De zogeheten magiërs die dit binnen het softwarepakket mogelijk maken, zijn snel te begrijpen en makkelijk toe te passen. Bij Hampshire Hospitality blijkt men zelfs al meerdere generaties zelfredzaam. "Ook gebruikers die na mij in dienst zijn gekomen kunnen goed met LucaNet uit de voeten," zegt Peeperkorn. "Zo af en toe gaat een nieuwe gebruiker een half dagje op cursus om snel meer van LucaNet te begrijpen, maar dat is het dan wel. Als we een nieuwe configuratie willen, komt er iemand van LucaNet langs. Bij echt nieuwe zaken helpt die ons op weg. Een maandje later checken we met elkaar of we nog steeds op de goede weg zitten." Dat aspect van het zelf kunnen doen ervaart Peeperkorn over de hele linie als groot pluspunt. "Het hele business model van LucaNet is erop gericht dat je het zelf kunt doen. Daarmee is het dus niet gericht op voortdurende support of consultancy."

Intern regelen

Een praktijkvoorbeeld illustreert die zelfredzaamheid. Peeperkorn: "We gebruiken LucaNet inmiddels ook voor rapportage. Als ik een nieuw rapport wil, kan ik dat zelf doen: van samenstellen tot rapport. Maar ik hoef er geen externe partij opdracht voor te geven. Terwijl ik genoeg partijen ken die zeggen: 'Heb je een nieuw rapport nodig? Prima, dat regelen we voor je.' Op die manier kunnen ze hun uren blijven schrijven. Dat is bij LucaNet absoluut niet zo. Natuurlijk, er is een helpdesk, en je kunt iemand inhuren als je het technisch niet snapt. Maar in de praktijk blijkt dat zelden nodig."

Toekomstgericht

Ook als het gaat om vooruitkijken gebruikt Hampshire Hospitality tegenwoordig de software van LucaNet. Zowel wat betreft forcasting (zes maanden vooruitplannen) als budgettering (twaalf maanden). Volgens Peeperkorn ging dat met vergelijkbaar weinig moeite gepaard als het integreren van eerdere taken. Even breder vooruitkijkend: waar liggen in de hotelwereld in de nabije toekomst de uitdagingen? Peeperkorn: "Vooral de toegenomen transparantie is een enorme verandering in de hotelbranche. Het blijft daarbij van belang om snel te kunnen schakelen en inzicht te krijgen in de informatie. LucaNet ondersteunt ons hierin."

Driver's seat

Wie de succesvolle lijn van de laatste jaren doortrekt, ziet Hampshire Hospitality in elk geval doorgroeien. In de visie van Peeperkorn moet finance moeiteloos kunnen meegroeien. "Finance moet de dynamiek van het bedrijf weten te volgen. Als je dat zelf kunt doen, dan zit je in de driver's seat. We willen like for like de structuur kunnen aanpassen na bijvoorbeeld een overname of andere verandering binnen de organisatie. Met LucaNet lukt ons dat prima."

"De eenvoud waarmee LucaNet zich laat bedienen maakt het tot een zeer bruikbare tool. Wanneer je eenmaal de navigatieknoppen kent is het makkelijk om bij de juiste gegevens te komen. Mijn collega werkt hier slechts een paar maanden, maar kan nu al zelfstandig de informatie uit LucaNet halen die ze wil."

 

Joost Peeperkorn, Finance Director

Hampshire Hotels

Case studies overzicht

Naar boven

Maak gratis kennis met onze software zonder verplichtingen!

 

Individuele afspraak

 

Heeft u meer vragen? Neem contact met ons op!

+31 20 820 08 82

info@nl.lucanet.com