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Managementberichte verständlich gestalten


Managementberichte in Form von Monats- oder Projektreports sind wichtige Medien für die Vermittlung der von Führungskräften gewünschten Informationen. Wenn aber einerseits Berichtsersteller beklagen, dass ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erlangen, und andererseits Berichtsempfänger sagen, dass sie die Berichte gar nicht lesen, sollte dies Besorgnis auslösen. Im folgenden Beitrag werden fünf Empfehlungen vorgestellt, deren Befolgung zu Verbesserungen führen.

 

1. Botschaft im Mittelpunkt

 

Wenn die Botschaft eines Managementberichts fehlt, wird nichts berichtet. Man sollte dann besser von einer Managementstatistik sprechen. Botschaften sollten nicht lediglich Feststellungen, sondern Erklärungen oder auch Empfehlungen sein.

 

„Unser Export beträgt 35 %“ ist eine simple Feststellung. Berichtsempfänger wollen aber Erklärungen in Form von Vergleichen oder Einschätzungen, wenn möglich auch eine Empfehlung. Vom Arzt oder Rechtsanwalt erwarten wir schließlich auch nicht nur die Diagnose, sondern einen konkreten Vorschlag, was wir verändern sollen.

 

Die erklärende Botschaft zum Beispiel könnte lauten: „Unser Export lag 2006 5 Prozent unter dem Ziel von 40 Prozent, weil es uns nicht gelang, …“; die Empfehlung: „Damit wir 2007 das Exportziel von 40 Prozent des Nettoumsatzes erreichen, sollten wir …“.

 

Leider findet man in vielen Geschäftsgrafiken keine Botschaften, sondern allenfalls Titel oder Halbsätze, wie z. B. „Sinkende Kosten“ oder „Steigende Umsätze“. Vor allem in der ‚Powerpoint-Kultur‘ fehlen häufig die Verben. Der Leser muss dann selbst entscheiden, ob wir nun steigende Umsätze hatten oder sie lediglich planen. Botschaften ohne Verben sind aber nicht möglich.

 

Nicht nur die ungeeignete graphische Gestaltung, sondern vorallem auch die fehlende Botschaft führen dazu, dass Schaubilder fast unverständlich bleiben. Die Botschaft sollte im Diagramm hervorgehoben werden. Denn erst das richtige Zusammenspiel von Titel (dargestellte Dimensionen), Botschaft (ein Aussagesatz) und Hervorhebung (Pfeile, Kreise, Unterstreichungen usw.) machen aus einem oder mehreren Diagrammen ein schnell verständliches Schaubild.

 

2. Notation und Bedeutung

 

Bei der Gestaltung von Managementberichten sollten nur dann Regeln des Corporate Design zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis, wie Landkarten und Notenblätter demonstrieren. Gleiche Inhalte sollten gleich dargestellt werden.

 

Managementberichte sehen häufig ansprechend aus, basieren aber auf keinem unternehmensweiten Darstellungskonzept für wichtige Dimensionen, wie Periodenarten oder Währungen. Kein Architekt oder Ingenieur würde von Zeichnung zu Zeichnung eine neue Notation erfinden, um ein Gewinde oder eine Betonwand darzustellen. So etwas gibt es nur bei Managementberichten.

 

Der Sinn des Gebrauchs von Diagrammen liegt im Vergleich. Aber wer kann zwei Diagramme vergleichen, wenn sie unterschiedliche Skalen völlig gleich darstellen oder gleiche Zahlen unterschiedlich skalieren? Bei welchem Autoatlas würde man zusammengehörende Karten mit unterschiedlichen Maßstäben zeichnen?

 

Es ist falsch, wenn bei kleinen Abweichungen nicht das dargestellt wird, was tatsächlich ist, sondern stattdessen die Achsen „abgeschnitten“ werden. Oft ist infolge der nicht bei Null beginnenden y-Achse kein betriebswirtschaftlich sinnvoller Tatbestand zu erkennen. Die gut gemeinte Absicht, die - zwar kleine aberwichtige - positive Ist-Abweichung zu betonen, bringt wenig. Der visuelle Eindruck ist genauso beliebig wie beispielsweise die graphischen Darstellungen zur Veränderung der Arbeitslosenquote in den Medien. Das Verständnis für Zusammenhänge wird erleichtert, wenn möglichst viele Zahlen gezeigt werden. Bei vielen Powerpoint-Schulungen wird genau das Gegenteil behauptet.

 

3. Hohe Informationsdichte

 

Einzelne Schaubilder und auch komplette Berichte sind einfacher zu verstehen, wenn sie eine hohe Informationsdichte aufweisen. Es ist leichter, vier Diagramme auf einer Seite zu analysieren, als sie auf vier aufeinanderfolgenden Seiten zu betrachten. Je mehr gemeinsam gezeigt wird, desto einfacher werden komplexe Themen verstanden.

 

Viele Managementberichte leiden darunter, dass infolge zu geringer Informationsdichte zu viele Seiten gezeigt werden. Es sollen Ursachen und Zusammenhänge gezeigt und nicht banale Tatbestände, beispielsweise in Form von Kreis- oder Kuchendiagrammen, visualisiert werden.

 

Bilder in Managementberichten sind nicht dazu da, dass man sie erläutern muss. Sie müssen Tatbestände zeigen, die man in Tabellen oder Texten nicht ohne weiteres vermitteln kann, wie z.B. Muster, Korrelationen oder Abweichungen.

 

Die durchschnittliche Informationsdichte pro Powerpoint-Bild beträgt 8 Zahlenwerte. Es ist leicht einzusehen, dass der vom Management gewünschte Überblick verloren geht, wenn z.B. ein Dutzend oder mehr Niederlassungen der Reihe nach präsentiert werden.

 

4. Kein Rauschen und geringe Redundanz

 

Information ist das, was zwischen Rauschen (unverständlich, unnötig) und Redundanz (doppelt, bekannt) liegt. Unter Rauschen wird auch „Design“ verstanden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt. Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-3D, Rahmen und unnötige Farben. Es sollte deshalb nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt.

 

Ein gewisses Maß an Redundanz ist nicht verzichtbar. Aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis. Wenn in der Überschrift einer Berichtsseite „Nettoumsatz in Mio. CHF“ steht, sollten diese Begriffe nicht noch einmal auf dieser Seite vorkommen.

 

Farben, Rahmen, Hintergrundfarben und Ähnliches stellen Rauschen dar. Doppelte Legenden, Bezeichnungen und Ähnliches sind Beispiele für vermeidbare Redundanz. Wenn auf diese beiden Aspekte geachtet wird, entstehen Darstellungen, die durch größere Klarheit besser zu verstehen sind.

 

5. Gute Strukturen

 

Bei jeder Form der fachlichen Kommunikation sollte der Inhalt im Mittelpunkt stehen. Schlechte Qualität und uninteressante Inhalte können auch durch die beste Form nicht kompensiert werden. Andererseits wäre es schade, wenn guter Inhalt durch eine schlechte Darstellung nicht oder falsch verstanden würde.

 

In der Praxis haben sich die folgenden vier Gütekriterien für gute Strukturen heraus gebildet, die Grundvoraussetzung für das Verstehen von anspruchsvollen Fachtexten – in Managementberichten wie in E-Mails, in Angeboten wie in Verträgen – sind:

  • Gleichartig: Auflistungen und Strukturen sollten auf jeder Ebene gleichartige Elemente enthalten. Dies ist beispielsweise bei den Begriffen Umsatz, Kosten, Produktion und Ergebnis nicht der Fall.
  • Überschneidungsfrei: Strukturen sind wenig verständlich, wenn sich ihre Elemente überlappen, wie z. B. die Gliederungspunkte Projektziele, Projektanforderungen und Projektergebnisse.
  • Treffend: Formulierungen in Managementberichten sollten treffend sein. Wörter, wie z. B. signifikant, deutlich, außerordentlich, tiefer, höher, maßgeblich und erheblich, sollten möglichst vermieden und durch Fakten ersetzt werden.
  • Erschöpfend: Erst dann, wenn alle Aspekte eines übergeordneten Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden Gliederung. Wenn Verfasser von Managementberichten klagen, ihre Leser verstehen sie nicht oder lesen ihre Berichte nicht, so sollten sie nicht nur darüber nachdenken, ob sie den richtigen Inhalt berichten, sondern auch darüber, ob sie diesen Inhalt auch richtig berichten.

 

Autor: Prof. Dr. Rolf Hichert (leitet seit 2003 HICHERT+PARTNER AG)

Homepage: www.hichert.com

 

 

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