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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Unbegrenzt viele Sichten auf Daten


Case Study Basic Fit International B.V.

 

Branche: Betreiber von Fitness-Studios
Hauptsitz: Hoofddorp (Niederlande)
Mitarbeiter: ca. 1.000

Projekt: Implementierung der LucaNet-Software für ein effizientes Finanz- und Unternehmenscontrolling


Module: LucaNet.Financial Consolidation, LucaNet.Planner, LucaNet.Importer

Das Geschäftsmodell einer Fitness-Kette ist einfach: Fast alle Kosten sind fix. Der einzige variable Wert ist die Mitgliederentwicklung (und damit der Umsatz). Um aussagekräftige Berichte zu generieren, ist deshalb eine Integration von Finanzdaten mit nichtfinanziellen Informationen erforderlich. Und genau das kann LucaNet. Dies ist jedoch nur einer der Gründe, weshalb Basic-Fit LucaNet verwendet – und auch in Zukunft verwenden wird.

Anfang des Jahres 2014 betrieb die Fitness-Kette Basic-Fit rund 200 Fitness-Studios in den Niederlanden, Belgien, Frankreich und Spanien. Innerhalb der nächsten Jahre sollen es 500 bis 600 werden. Dieses Ziel scheint nicht unrealistisch, wenn die bisherige Wachstumsrate der vergangenen Jahre beibehalten werden kann. Die Geschichte von Basic-Fit beginnt im Jahr 2005. Damals fand die Fitness-Kette HealthCity, zu diesem Zeitpunkt mit 11 Niederlassungen vertreten, einen Investor, mit dem der Plan, innerhalb von drei Jahren auf 75 bis 100 Niederlassungen zu wachsen, umgesetzt werden sollte. Nach nur einem Jahr waren es bereits 74, und das Konzept wurde auf Deutschland und Belgien ausgeweitet. Im Jahr 2010 stärkte das Unternehmen seine Position in Benelux durch die Übernahme von Basic-Fit und Fitness First Benelux. Eine weitere Expansion folgte 2011 in Frankreich, Spanien und Italien. Danach wurden viele der edleren HealthCity-Clubs zu Clubs der Low-Budget-Marke Basic-Fit umgebaut. Im Jahr 2013 verkaufte der Investor seine Anteile und eine Rückbesinnung auf eine unternehmenseigene Strategie fand statt. Geplant ist nun, die beiden Konzepte als separate Gesellschaften zu entwickeln. Und für Basic-Fit wurde ein neuer Investor gefunden, um die geplante Weiterentwicklung umzusetzen.

Integration von Finanzdaten und nichtfinanzielle Informationen

Im Jahr 2010 begab sich HealthCity auf die Suche nach einer Software für Reporting, Konsolidierung und Budget-Planung. Eine wichtige Anforderung war dabei die Möglichkeit, Finanzdaten und nichtfinanzielle Informationen zu integrieren, da für Fitness-Ketten vor allem die Mitgliederzahlen und deren Entwicklung von Bedeutung sind. Die Ausgaben bis hin zu den Personalkosten sind hingegen fast vollständig fix. Und genau diese Integration ist mit LucaNet möglich. Neben der Mitgliederentwicklung können noch weitere nichtfinanzielle Informationen in LucaNet verwaltet werden, wie beispielsweise Studioflächen, Öffnungszeiten, Vollzeitäquivalente (FTEs) und die Beschäftigtenzahl. Diese Daten werden mit finanziellen Informationen wie Miete, Stromkosten und Personalausgaben verknüpft. Ein weiterer Wunsch war, dass in der Software strukturelle Änderungen einfach zu verarbeiten und auszuwerten sind. Und nicht zuletzt war die persönliche Betreuung bei LucaNet hervorragend. Seitdem arbeiten HealthCity und Basic-Fit mit LucaNet – und zwar zur vollsten Zufriedenheit. Und auch nach der konzeptionellen Trennung setzen beide Unternehmensbereiche weiterhin auf LucaNet.

Unterschiedliche Blickwinkel beleuchten

„Die Möglichkeiten in LucaNet, Finanzdaten und nichtfinanzielle Daten zu verknüpfen, sind einzigartig. Dadurch können wir unsere Ergebnisse von unterschiedlichsten Blickwinkeln aus beleuchten, zum Beispiel indem wir Studios, Regionen oder Länder miteinander vergleichen. Durch das Anlegen von parallelen Strukturen können wir außerdem Daten nach verschiedenen Kriterien kategorisieren, wie z. B. Land, Region, Studio, Alter des Studios, Manager und so weiter. So erhalten wir nahezu unbegrenzt viele Sichten auf unsere Unternehmensbilanz. Ein weiterer Vorteil ist die Online-Verfügbarkeit, sodass Regionalleiter bei Besuchen in einem Studio direkt über LucaNet auf die entsprechenden Zahlen zugreifen können. Auch der örtliche Manager kann diese einsehen, jedoch immer nur beschränkt auf die Daten, für die er selbst verantwortlich ist“, sagt Tino Bijlemeer, International Financial Controller bei Basic-Fit.

Planung bei Basic-Fit

Die Software von LucaNet wird bei Basic-Fit nicht nur zur Unternehmenskontrolle, sondern auch zur Budget-Planung eingesetzt. Über ein Skript ist die Hochrechnung von Kosten möglich. Dabei können unterschiedliche Kostenkategorien sowie individuelle Perioden zur Planung eingerichtet werden. „Früher mussten wir dafür in Excel herumbasteln. Jetzt findet die Planung in LucaNet statt. Das ist besonders praktisch für die Umsatzprognose, die von der Mitgliederentwicklung abhängt. In LucaNet kann das ganz einfach mit Skripten gelöst werden. Der nächste Schritt sind mehrmals jährlich stattfindende rollierende Prognosen. Momentan findet noch eine jährliche Planung des Jahres-Budgets statt, mit zwischenzeitlichen Neuprognosen. Das ist jedoch nicht realistisch, weil die Mitgliederentwicklung eigentlich immer von der Prognose abweicht. In LucaNet können wir das ganz einfach mithilfe von Skripten umsetzen. Kurz gesagt: LucaNet hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt“, fasst Tino Bijlemeer zusammen.

 

 

„Der Mehrwert von LucaNet liegt für uns in der Verknüpfung von Finanzdaten mit nichtfinanziellen Daten. LucaNet ermöglicht uns außerdem diese Daten aus unterschiedlichsten Perspektiven zu betrachten. Zudem stehen sie ganz einfach online für unsere Studio-Manager, Regionalleiter und Länderverantwortlichen zur Verfügung. Durch die parallelen Strukturen gewinnen wir wertvolle Einblicke in die Performance unserer Studios, Regionen und Länder. Und letztlich profitiert unsere Budget-Planung erheblich von den mächtigen Skriptfunktionen in LucaNet.“

 

Tino Bijlemeer, International Financial Controller

Basic Fit International B.V.

 

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