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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Innovative Technologie für die effiziente Abschlusserstellung


Cartonplast Group GmbH

 

Kerngeschäft: Transport und Logistik; Anbieter von wiederverwendbaren Kunststoff-Zwischenlagen; Betrieb eigener Service- und Logistik-Center
Hauptsitz: Dietzenbach / Hessen (Deutschland)
Mitarbeiter: rund 400 weltweit

Projekt:

  • Einführung einer Software für die Verbesserung der Konsolidierungs- und Planungsprozesse
  • Schnellere Darstellung und Vergleichbarkeit der Ergebnisse
  • Ausweitung des statistischen Bereichs
  • Einsatz von Buchungsassistenten
  • Lösung für die Erfassung, Validierung und Abstimmung der Daten


Module:

LucaNet.Financial Consolidation

LucaNet.Planner

LucaNet.Importer

LucaNet.Group Report

Datentransparenz im Rechnungswesen ist für alle Konzernunternehmen wichtig. Geht es doch darum, auf dieser Grundlage wichtige strategische Entscheidungen für die zukünftige Unternehmensführung zu treffen. LucaNet schafft über alle Ländergesellschaften der Cartonplast-Gruppe hinweg eine konsistente und nachvollziehbare Datenbasis für Konsolidierung, Planung und Reporting.

Packaging at its best. Cartonplast Group ist Marktführer von wiederverwendbaren Kunststoff-Zwischenlagen auf Mietbasis, die für den hygienisch sicheren, effizienten und kostensparenden Transport von Glas, Dosen und PET-Behältern in der Getränke-, Lebensmittel-, Pharma- und Kosmetikindustrie verwendet werden. Zu Cartonplast gehören 13 eigene Service- und Logistik-Center in Europa, Russland, der Türkei und in Südafrika. Niederlassungen wurden zudem in Lateinamerika und in den USA gegründet.

Aufbereitung der monatlichen Zahlen

Um die monatlichen Ergebnisse besser darstellen und vergleichen zu können, beschloss Cartonplast, den Markt nach einer neuen Softwarelösung zu sondieren. „Wir verwendeten zuvor eine Konsolidierungs- und Reporting-Software, welche ausschließlich auf die Erstellung des Jahresabschlusses ausgerichtet war. Wir benötigen jedoch in der Praxis ein Tool zur Realisierung des Monatsabschlusses. In der Vergangenheit wurde deshalb jeder Monatsabschluss in einer eigenen Datenbank erstellt, d. h. die Daten des Monats mussten in einem aufwendigen Verfahren manuell als Differenz zwischen zwei Datenbanken in Excel ermittelt werden“, berichtet Martina Six, Consolidation Manager bei der Cartonplast Group.

Für diese Problematik liefert die LucaNet-Software die passende Lösung. Mithilfe des Tools können die Ergebnisse aufgeschlüsselt nach den einzelnen Monaten innerhalb einer Datenbank transparent abgebildet werden. Auch der Vergleich der Budget-Zahlen im Ist und Plan ist über alle Perioden hinweg möglich.

Importierte Daten

Der Import der Daten erfolgt bei Cartonplast ausschließlich in Form von Excel-Reporting-Packages. Im Fokus stehen die Salden von Bilanz und GuV, IC-Partnerinformationen, diverse Spiegelinformationen für den Anlagen-, Eigenkapital-, Rückstellungs- und Kreditspiegel, diverse Konzern-Anhangangaben, statistische Daten in Form von Verkehrszahlen, der Cash-Forecast sowie verschiedene Plan-Daten als Salden und Verkehrszahlen.

Datensicherheit durch Audit Trails

In LucaNet ist der parallele Zugriff mehrerer Benutzer auf ein gemeinsames Datenmodell möglich. So können Daten parallel bearbeitet wie auch herausgefiltert werden. Die vorgenommenen Änderungen am Datenmodell lassen sich mittels integrierter Funktionen leicht nachvollziehen. „Alle Buchungen in LucaNet können im Rahmen der Funktion Audit Trails protokolliert und überwacht werden. Unabhängig davon, ob es sich um Datenimporte, Buchungen, Datenübertragungen aus MS Excel oder Eingaben in Wechselkurstabellen handelt. Das erhöht die Datensicherheit und -transparenz ungemein“, sagt Martina Six.

Firmengebäude der Cartonplast Group GmbH in Dietzenbach (Hessen)

Vollkonsolidierung gemeistert

Die bei Cartonplast einstufige Konsolidierung erfolgt nach den Rechnungslegungsgrundsätzen des HGB. Derzeit wird eine Vollkonsolidierung, teilweise mit Minderheitenanteilen realisiert. Basis sind hierfür § 300 bis § 307 HGB, nach denen die Abschlüsse der einzubeziehenden Unternehmen im Rahmen der Vollkonsolidierung zu einem Konzernabschluss zusammenzufügen sind. Dabei werden die Aktiva und Passiva der Tochtergesellschaften vollständig übernommen, um die anschließende Kapitalkonsolidierung durchführen zu können. Mit LucaNet kann der Konsolidierungsprozess für alle Beteiligten schnell und übersichtlich gemeistert werden. Zahlreiche Assistenten im Bereich Konsolidierung automatisieren die Einzelschritte. Cartonplast verwendet z. B. die Assistenten für die Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Mithilfe der paarweisen Aufwands- und Ertragskonsolidierung können Aufwendungen und Erträge zwischen verbundenen Unternehmen automatisiert miteinander verrechnet werden. Dabei werden Paarkombinationen von Konten zwischen Buchungskreisen oder Kostenstellen aufgrund zuvor vergebener Partnerinformationen sowie der in der Konfiguration vorgenommenen Einstellungen gebildet. Ähnliches gilt für die paarweise Schuldenkonsolidierung in LucaNet. Im Rahmen dieses Prozesses nutzt Cartonplast die konfigurierte assistentengestützte Konsolidierung von Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen den verbundenen Unternehmen eines Konsolidierungskreises.

Automatisierte Buchungsassistenten

Die Buchungsassistenten von LucaNet können in mehreren Bereichen eingesetzt werden und dienen in erster Linie dazu, die Umsetzung verschiedener Aufgaben zu beschleunigen und zu vereinfachen. Cartonplast nutzt den Buchungsassistenten für den Ausweis von Minderheitsanteilen im Konzern. Mithilfe dessen können die Anteile anderer Gesellschafter ermittelt werden, die im Rahmen einer Erst- oder Folgekonsolidierung auszuweisen sind. Im Zuge der Ermittlung werden Währungseffekte ebenfalls berücksichtigt.

„Ob Konsolidierung, Reporting und Datenerfassung sowie Datenabstimmung – LucaNet überzeugt auf allen Ebenen und mit sämtlichen Funktionen. Dieses Tool hat unsere konzernweiten Abläufe deutlich effizienter gemacht.“

 

Martina Six, Consolidation Manager

Cartonplast Group GmbH

IC-Abstimmung mit LucaNet.Group Report

Cartonplast kennt als Konzernunternehmen die Schwierigkeiten, die mit den aufwendigen und langwierigen Abstimmarbeiten von konzernrelevanten Daten für die Erstellung des Konzernabschlusses verbunden sind. Deshalb führen sie aktuell das Modul LucaNet.Group Report für die webbasierte Erfassung und Validierung der dezentralen, konzernrelevanten Ist- und Plan-Daten ein. In den Prozess der Datenerfassung sind zukünftig 17 Gesellschaften einbezogen. Die Salden und Verkehrszahlen sollen sowohl manuell von den Gesellschaften eingetragen als auch über MS Excel-Dateien in Form von Summen- und Saldenlisten eingespielt werden. Der Aufbau des LucaNet.Group Report ist flexibel und kann neben Bilanz und GuV beliebige Berichtsteile wie z. B. Spiegel- oder Anhangangaben enthalten. Die gewünschte Anzeigesprache kann direkt ausgewählt werden, sodass sich auch die internationalen Töchter schnell zurechtfinden.

Die Reporting-Strukturen mit Kontenrahmen und weiteren Eigenschaften werden im LucaNet.Group Report zentral konfiguriert. So können die jeweiligen Ländergesellschaften ihre Daten innerhalb vordefinierter Felder einfach einpflegen. Die automatische Validierung von Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz sowie die integrierte IC-Abstimmung stellen dabei eine erhebliche Arbeitserleichterung zur Vorbereitung des Konzernabschlusses dar.

Business-Planung bei Cartonplast

An dem dezentralen Planungsprozess wirken bei Cartonplast jeweils die lokalen Buchhalter und Controller sowie die lokalen Managing Directors mit. Insgesamt sind etwa 16 bis 20 Personen involviert. Es wird eine Business-Planung über drei Jahre realisiert, wobei die Daten im ersten Jahr monatlich geplant werden und im zweiten und dritten Jahr eine Jahresplanung vorgenommen wird. Geplant wird auf Ebene der Gesellschaft und auf Basis der Kostenträger.

„Wir können unsere Plan-Daten mit den Ist-Daten zuverlässig in einem System abbilden und vergleichen. Auf diese Weise decken wir relevante Abweichungen frühzeitig auf. Dies macht eine professionelle Unternehmenssteuerung möglich“, sagt Martina Six.

 

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