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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Erfolgreicher Fast Close mit LucaNet


Case Study Thai Union Group PCL.

 

Branche: Anbieter von Fischprodukten
Hauptsitz: Bangkok (Thailand)
Mitarbeiter: rund 40.000 weltweit


Projekt: Konzernweite Implementierung eines webbasierten Datenerfassungs-Tools für Ist- und Plan-Zahlen; Konsolidierung nach Thai GAAP, IFRS und US GAAP; erleichterte, zeitsparende Intercompany-Abstimmung; effizientes Management-Reporting


Module: LucaNet.Financial Consolidation, LucaNet.Planner, LucaNet.Importer, LucaNet.Group Report

Weltweit agierende Unternehmen sind darauf angewiesen, ihren Konzernabschluss effizient zu erstellen und ihre Finanzzahlen schnell zu veröffentlichen. So ist der Fast Close das zentrale Ziel vieler Unternehmen. Doch unübersichtliche Konzernstrukturen und stetig ansteigende Reporting-Anforderungen stellen global agierende Unternehmen vor große Herausforderungen. Der thailändische Anbieter für Fischprodukte Thai Union Group setzt für die effizientere Gestaltung seines komplexen Konsolidierungsprozesses auf die LucaNet-Software.


Thai Union Group Public Company Limited mit Sitz in der thailändischen Hauptstadt Bangkok ist mit einem jährlichen Umsatz von etwa 3,29 Milliarden Euro und rund 40.000 Mitarbeitern einer der größten Seafood-Produzenten weltweit. Das Unternehmen wurde 1988 gegründet und ist seit 1994 an der Stock Exchange of Thailand (SET) gelistet. Der Konzern generiert in verschiedenen Produktsegmenten seinen Umsatz. Besonders bekannt ist das Unternehmen für seine Thunfischprodukte. Zur Thai Union Group gehören neben dem Mutterkonzern weitere Teilkonzerne. Es werden ein US-Konzern sowie ein europäischer Teilkonzern mit jeweils vier Enkelkonzernen unter anderem in Frankreich und Polen abgebildet. In Deutschland gehört die Rügen Fisch AG zum Konzernverbund.

Schneller zum Konzernabschluss

Die Konsolidierung des Konzernunternehmens wurde bei der Thai Union Group in der Vergangenheit auf Basis von MS Excel durchgeführt. Dies brachte die bekannten Nachteile mit sich, wie eine fehlende Intercompany-Abstimmung, mangelnde Datenqualität und damit unnötige Verzögerungen im Prozessverlauf. Infolgedessen konnte das Management-Reporting mit konsolidiertem Ergebnis erst 25 Tage nach Abgabe der Zahlen erbracht werden.


Das Ziel der Implementierung von LucaNet war somit ein Fast Close: Innerhalb von 10 Tagen sollte eine monatliche Finanzaufstellung erreicht werden. „Wir verfolgten verschiedene Ziele mit der Einführung von LucaNet. Zunächst einmal ging es um die Verkürzung des Konsolidierungsprozesses. Darüber hinaus sollte das Management-Reporting effizienter gestaltet werden, ein verbesserter Budget-Prozess mit mehr Automatisierung implementiert werden und die Daten konsistenter und transparenter werden. Letztlich ging es auch darum, MS Excel durch ein professionelles Software-Tool abzulösen“, sagt Pakin Thamrongwarasart, Head of Department Group Operations Assurance & Risk Management bei Thai Union Group. „Unsere Entscheidung fiel auf LucaNet, weil diese Software automatisierte Lösungen für die Datenerfassung und -verarbeitung, Konsolidierung und das Reporting bietet. Darüber hinaus ist die Software in der Lage, unseren Budgetierungs- und Konsolidierungsprozess in einer einzigen Lösung abzubilden. Dies macht den gesamten Prozess für uns flexibler, transparenter und sicherer.“

Weltweite Nutzung von LucaNet

LucaNet das konzernweite Tool zur Finanzberichterstattung. Thai Union Group konsolidiert in LucaNet aktuell über 65 Buchungskreise. Das System ist dezentral angelegt, sodass insgesamt 108 Benutzer Zugriff auf die Datenbank haben. Die Intercompany-Abstimmung wird mittels LucaNet.Group Report durchgeführt.


Die Herausforderung bestand während der Implementierung in dem Aufstellen eines weltweit webbasierten Datenerfassungs-Tools für Finanz- und Plan-Zahlen der Unternehmensgruppe sowie der Konsolidierung und Finanzberichterstattung der komplexen Daten. Abgebildet werden in LucaNet folgende Aspekte:

  • Alle einzubeziehenden Jahres- und Quartalsabschlüsse auf Basis der Thai GAAP
  • Konzernanlage-, Rückstellungs-, Fristigkeiten-, Investment-, Vorrats- und Eigenkapitalspiegel
  • Konzern-Cashflow
  • Umsatz und Umsatzvolumen nach Produktlinien, Segmenten und Regionen
  • Anhangangaben
  • Budget-Zahlen
  • Forecasts
  • Auswertungen weiterer statistischer Angaben, wie z. B. Mitarbeiterzahlen und Top-10-Kunden


Der erste Berichtsaufbau erfolgte mit Unterstützung von Beratern, fast alle aktuellen Anpassungen und Verbesserungen können die Mitarbeiter von Thai Union Group selbstständig ausführen.


Für das Einsammeln und Aufbereiten der vielen Daten im LucaNet.Group Report kommen fünf verschiedene Datenerfassungsmappen weltweit zum Einsatz, die in einem professionell organisierten Rollout-Prozess inklusive Schulung aller Beteiligten erfolgreich implementiert wurden.

Konsolidieren mit innovativen Funktionen

Thai Union konsolidiert mehrstufig nach Thai GAAP, US GAAP und IFRS. Die Unternehmensgruppe umfasst verschiedene ausländische Teilkonzerne, von denen einige Minderheiten sind. Das Unternehmen nutzt weiterhin zehn unterschiedliche Fremdwährungen.


Thai Union Group nutzt sämtliche Konsolidierungsassistenten zur Automatisierung und Vereinfachung des Prozesses, so z. B. die Assistenten für die Schuldenkonsolidierung sowie Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Dazu kommen noch eigens konfigurierte, kundenindividuelle Assistenten, so zum Beispiel der Assistent zur Eliminierung von IC-Differenzen im Bereich der Segmentkonsolidierung und der Assistent für die Budget-IC-Abstimmung auf Produktlinienebene.


„Mit unserer professionellen Softwarelösung konnten wir den Konsolidierungsprozess von zehn Tagen auf 1,5 Tagen reduzieren. Besonders die Konsolidierungsassistenten erleichtern uns die Arbeit. Der große Vorteil besteht darin, dass diese von dem Anwender selber angepasst werden können ohne Unterstützung durch einen Consultant. Die Kommunikation und Datenerfassung innerhalb der Konzerngruppe konnte mithilfe der Software erheblich vereinfacht werden. Allein der Vorgang der IC-Abstimmung konnte von zwei ganzen Wochen auf nur drei Tage gesenkt werden, obwohl unsere Unternehmensgruppe stetig wächst und neue Gesellschaften hinzukommen. Den zuvor verwendeten Excel-Spreadsheets und dem hohen E-Mail-Aufkommen zur Abstimmung wurde dank LucaNet ein Ende gesetzt. Und nicht zuletzt verbesserte sich auch die Qualität der Daten deutlich“, berichtet Pakin Thamrongwarasart zufrieden.

Dynamische Planung im Konzern

Bei der Thai Union Group sind etwa 40 Personen an dem dezentralen Planungsprozess im Konzern beteiligt. Dieser umfasst die Abbildung von rollierenden Forecasts, die Budget-Planung sowie eine strategische Planung für die nächsten drei Jahre. Die Planung erfolgt auf Ebene der Kostenstelle sowie der Gesellschaft. Zum Einsatz kommen integrierte Planungsformulare, Planungsassistenten sowie die LucaNet-Excel-Integration.
„Das LucaNet-Tool ist dazu in der Lage, alle Zyklen und Dimensionen unserer Planung mit einem dezentralen Ansatz darzustellen. Sämtliche Daten lassen sich in LucaNet unkompliziert planen, konsolidieren und analysieren“, erklärt Pakin Thamrongwarasart.

Reporting an die Stock Exchange of Thailand

Das Reporting ist bei Thai Union Group sehr wichtig, da das Unternehmen nicht nur die internen Stakeholder informieren muss, sondern auch die Börse von Thailand (Stock Exchange of Thailand) sowie weitere externe Stakeholder und Investoren. „Wir freuen uns sehr, dass LucaNet unsere umfangreiche Berichterstattung verbessern konnte. Wir sind viel schneller und effizienter geworden. Früher benötigten wir für das Monats-Reporting 25 Tage, nach der Implementierung von LucaNet können wir den gesamten Prozess inklusive Konsolidierung innerhalb von 10 Tage realisieren“, sagt Pakin Thamrongwarasart .


Das Unternehmen für Fischprodukte setzt für das Reporting auf die LucaNet-Formel, mit deren Hilfe Daten und Werte aus LucaNet in MS Excel eingelesen werden, sowie das LucaNet.Excel-Reporting sowie die Möglichkeit der BI-Integration.

Einbindung aller Beteiligten

Das Einführungsprojekt bei Thai Union Group konnte durch eine sorgfältige Prozessplanung und systematische Einbindung aller Stakeholder erfolgreich realisiert werden. Zentrale Grundlage war vor allem das erfolgreiche Rollout in Bangkok mit allen Beteiligten. Der Rollout unterstützte dabei, das Tool genau kennenzulernen und schaffte bei den Tochtergesellschaften die notwendige Akzeptanz für die Nutzung im gesamten Konzern.

 

 

„Flexibilität lautet das Zauberwort bei LucaNet. Die Software erfasst und validiert zuverlässig die Daten unseres weltweit agierenden Konzerns, anschließend können wir die Daten quasi per Knopfdruck konsolidieren und für das Reporting effizient aufbereiten. Und das ist alles möglich in einem einzigen Tool und mit hoher Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten. Mit LucaNet sind wir für das Fast-Close-Projekt optimal aufgestellt. Wir sind in der Lage, unsere Stakeholder zügig mit den benötigten Finanzdaten zu versorgen.“
 

Pakin Thamrongwarasart, Head of Department Group Operations Assurance & Risk Management

Thai Union Group Public Company Limited

 

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