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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Einfach rundum gut aufgehoben – Verantwortungsvoll Planen in einem Schweizer Non-Profit-Unternehmen


Case Study familea

 

Branche: Soziale Betreuungseinrichtung
Hauptsitz: Basel (Schweiz)
Mitarbeiter: ca. 600

Projekt: Einführung einer Software für Planung, Controlling und Reporting; Abbildung der Jahresplanung, mittelfristigen Finanzplanung, Liquiditätsplanung sowie Investitionsplanung; integrierte Planungsformulare und -assistenten; Beschleunigung des Planungs- und Reporting-Prozesses

Module: LucaNet.Planner, LucaNet.Importer

Als nicht-gewinnorientierte, soziale Dienstleistungsorganisation ist familea auf qualifizierte Strukturen, ökonomische sowie hohe fachliche Kompetenzen in allen Bereichen angewiesen, um transparentes und faires Handeln und Verhalten zu gewährleisten. Die LucaNet-Software bietet familea eine große Unterstützung, sämtliche Finanzströme zuverlässig abzubilden und für Controlling- und Planungszwecke zu analysieren.

familea blickt auf eine über 100-jährige Geschichte zurück, die das soziale, familiäre und wirtschaftliche Leben vieler Menschen in Basel aktiv mitgestaltet hat. Mit über 1.300 Plätzen in 28 Kindertagesstätten, drei Kinderheimen und einem Pflegefamiliendienst bietet familea essenzielle, stabile sowie strukturelle Grundlagen, auf denen sich Frauen, Familien, Kinder und Jugendliche selbständig entfalten können. Mit über 600 Mitarbeitenden ist familea ein wichtiger Arbeitgeber und mit ca. 120 Ausbildungsplätzen ein wichtiger Ausbildungsbetrieb der Region. Im Rahmen des angestrebten außerkantonalen Wachstums des Angebots wird sich familea außerdem zu einem wichtigen wirtschaftlichen Partner entwickeln und maßgeblich zur Steigerung der Standortattraktivität beitragen.

Neue Anforderungen im Bereich der Planung

Der bisherige Planungsprozess sah bei familea vor, dass jeweils ein detailliertes Jahresbudget auf Kostenarten- und Kostenstellen-Ebene in MS Excel erstellt wurde. Daneben erfolgte auch die Darstellung einer Fünfjahresplanung auf Kostenartengruppen- und Kostenstellengruppen-Ebene. Das Jahresbudget wurde jeweils ins ERP-System importiert und dort eine Soll-/Ist-Analyse vorgenommen. Nach der Verabschiedung eines neuen Konzepts für die Kostenrechnung mit Einführung einer Kostenträgerrechnung durch den Vorstand von familea war die Zeit für eine neue Planungssoftware gekommen.

LucaNet ist die beste Lösung

„Nach dem Jahresabschluss 2013 haben wir im März damit begonnen, die Anforderungen an ein Planungs-Tool intern festzulegen. Die Evaluation der verschiedenen Anbieter erfolgte in den Monaten April und Mai. Kurz darauf entschieden wir uns für LucaNet, sodass bereits im Juni die Software erfolgreich installiert werden konnte“, berichtet Roland Friederich, Leiter Finanzen und Controlling bei familea. „Die Einfachheit in der Anwendung des Tools hat uns überzeugt. Als Non-Profit-Organisation achten wir auch besonders auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Das hat bei LucaNet alles gestimmt.“

Die Daten werden aus dem Vorsystem ABACUS nach LucaNet in einer nächtlichen Übertragung importiert. So stehen jeden Morgen aktualisierte Daten zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Verkehrszahlen je Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger. Zusätzlich ist geplant, eine Anbindung zur in ABACUS integrierten Anlagenbuchhaltung sowie zum ABACUS-Dokumentenarchiv einzurichten. Mit nur einem Mausklick gelangt man so von einem Kontensaldo in LucaNet auf die dahinter liegenden Buchungsbelege des Vorsystems sowie die eingescannten Originalrechnungen.

Planungsprozess bei familea

Die Planung des Schweizer Non-Profit-Unternehmens umfasst eine kombinierte Anwendung von Top-down- und Bottom-up-Methode. „Wir geben aufgrund von umfangreich hinterlegten Parametern, wie z. B. Anzahl und Alter der Kinder sowie Platzzahlen in den jeweiligen Einrichtungen, konkrete Budget-Zahlen zur Verifizierung an die unteren Abteilungsebenen weiter. Dort werden die Zahlen geprüft und mit Anpassungswünschen retourniert, welche gemeinsam besprochen werden. Am Planungsprozess sind bis zu 60 Mitarbeitende aktiv beteiligt“, erklärt Roland Friederich zu dem organisatorischen Vorgehen.

familea realisiert in LucaNet die Jahresplanung, mittelfristige Finanzplanung, Liquiditätsplanung sowie Investitionsplanung, wobei auf der tiefsten Ebene der Kostenstellen und Kostenträger geplant wird. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich in LucaNet unterschiedliche Auswertungen erstellen und verschiedene Sichtweisen einbringen. Hilfreich erweisen sich für das Schweizer Unternehmen vor allem die integrierten Planungsformulare und -assistenten sowie die automatisierten Buchungsassistenten für die Kostenstellenumlagen.

Einfaches Erstellen von Berichten

Im Rahmen des LucaNet-Reportings bildet familea die Bilanz, diverse Betriebsrechnungen, die Kapitalflussrechnung sowie die Liquiditätsrechnung ab. Zusätzlich werden Auswertungen für den Geschäftsbericht nach Swiss GAAP FER erstellt. Mit dem in der Software vorhandenen Drill-down auf Einzelbelegebene können die Finanzdaten noch detaillierter analysiert und nachvollzogen werden.

„Die Arbeit mit LucaNet hat in unserem Hause eine deutliche Effizienzsteigerung bewirkt. In dem Bereich Planung und Controlling mussten wir vor Softwareeinführung 80 Manntage investieren, mit LucaNet sind es jetzt nur noch 20 Tage. Auch im Bereich Reporting konnten wir diese Optimierung beobachten“, so Roland Friederich.

„Die technische Einrichtung der LucaNet-Software in unserem Haus hat sich wirklich gelohnt. Der Implementierungsprozess verlief sehr rasch; die Schulung wurde zeitgleich von kompetenten LucaNet-Beratern vorgenommen. Die Hürden, welche die Einführung einer neuen Softwarelösung mit sich bringen kann, meisterte LucaNet immer souverän. So können wir das neue Tool für unser Controlling sehr erfolgreich einsetzen. Sämtliche Finanzdaten stehen stets tagesaktuell bereit; die notwendigen Plan-Zahlen lassen sich schnell und einfach im Rahmen von übersichtlichen Auswertungen abbilden.“

 

Roland Friederich, Leiter Finanzen und Controlling und stv. Geschäftsführer

familea

 

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