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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Einfach planbar – Mehr Einheitlichkeit in Planung und Controlling


Case Study Büroring eG

 

Branche: Einkaufsverband, Großhandel, Zentralregulierer
Hauptsitz: Haan (Deutschland)
Mitarbeiter: Zusammenschluss von ca. 350 unabhängigen Bürofachhändlern, rund 100 Mitarbeiter am Standort Haan


Projekt: Einführung einer Planungs- und Controlling-Software zur Verbesserung der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit; Bündelung mehrerer Gesellschaften in einem System; Beratung der angeschlossenen Fachhändler


Module: LucaNet.Planner, LucaNet.Importer, LucaNet.E-Bilanz

 

Durch den Einsatz der LucaNet-Software wurde bei der Büroring eG das standardisierte Planungs- und Controlling-Instrument MS Excel abgelöst. Die Arbeit mit den Excel-Dokumenten erwies sich bei der Vielzahl der Genossenschaftsmitglieder als zu fehleranfällig. Planungen können nun schnell und transparent vorgenommen werden.


"Gemeinsam • erfolgreich • Büroring" – Nach diesem Motto arbeitet die Büroring eG. Als moderne Genossenschaft für Einkauf, Marketing, Vertrieb und Service bündelt sie unter einem Dach ca. 350 unabhängige Bürofachhändler. Die Mitglieder sind Teilhaber und Geschäftspartner der Büroring eG. Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten arbeiten sie jedoch selbstständig. Diese Situation erschwert eine transparente und einfache Planung in der Genossenschaft.


Auslöser zur Einführung einer professionellen Planungs- und Controlling-Software war somit die zunehmende Komplexität in dem Genossenschaftsverbund. Vor der Einführung der Software wurde bei der Büroring eG mit MS Excel gearbeitet. Neben einer hohen Fehleranfälligkeit waren vor allem die fehlende Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit ein großes Problem.


Deshalb war es nötig, eine individuelle und flexible Softwarelösung zu finden, die den unterschiedlichen Anforderungen ihrer Mitglieder gerecht wird. So müssen je nach Zielgruppe unterschiedliche Berichte erstellt werden. In einem professionellen Tool sollten alle Beratungsmandate der Mitglieder abgebildet werden, sodass auch die zentrale Übernahme der Buchhaltungsfunktion ermöglicht wird.

Mehr Flexibilität und Übersichtlichkeit

„LucaNet erweist sich als sehr flexibel in der Berichtserstellung und Planungserfassung. Die Software ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Unsere tägliche Arbeit wird u.a. dadurch erleichtert, dass Controlling-Buchungen nicht unbedingt im Vorsystem durchgeführt werden müssen. Auch die einfache und übersichtliche Verwaltung mehrerer Gesellschaften innerhalb eines Mandanten ist ein besonderer Nutzen“, begründet Jörg Schaefers, Finanzvorstand der Büroring eG, die Entscheidung für LucaNet.


Die Datenübernahme erfolgt bei der Büroring eG über die SAP-Schnittstelle, die problemlos eingerichtet werden konnte und quasi auf Knopfdruck funktioniert. Auch der Import aus anderen Buchhaltungssystemen ist problemlos möglich und erfolgt schnell und zuverlässig. Die Genossenschaft bündelt sämtliche dezentralen Plan-Daten in einem System. Im Mittelpunkt stehen vor allem die Realisierung der Erfolgs- und Bilanzplanung sowie die Darstellung von Cashflow und Investitionen.

Planung ganz einfach

Die in dem System zur Verfügung gestellten Planungsformulare, Planungsassistenten und die LucaNet-Excel-Integration erleichtern das Verfahren für die verantwortlichen Personen. Mehr Einheitlichkeit wird in der Planung auch dadurch erreicht, dass in der Dokumentation einzelnen Buchungsvorgängen Kommentare und Grundlagendateien zugeordnet werden können.


„Wir haben uns von der Einführung der LucaNet-Software für unsere zukünftige Arbeit sehr viel versprochen. Und wir können nun Bilanz ziehen und sagen, dass wir mit der Entscheidung goldrichtig lagen. Äußerst zufrieden sind wir auch mit der fachlichen Beratung durch den Kunden-Support. Die Berater sind jederzeit verfügbar, flexibel sowie kompetent, unsere Fragen aus unserer Perspektive zu verstehen und zu lösen“, so Jörg Schaefers über die Einführung der Software von LucaNet.

Die LucaNet-Software erfüllt für den Büroring selbst einen zusätzlichen Mehrwert. Die betriebswirtschaftliche Beratung der Mitglieder wird nicht nur anhand von Planungsrechnungen unterstützt, auch die eigene Buchhaltung der Genossenschaft wird mit Hilfe der Softwarelösung schnell und einfach erstellt.

 

Für die E-Bilanz optimal vorbereitet

„Nachdem der Gesetzgeber mit der Einführung des Steuerbürokratieabbaugesetzes die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses verbindlich gemacht hat, mussten wir auch ein Softwaretool finden, das die E-Bilanz sicher und fehlerfrei an das Finanzamt übermittelt. Auch hier setzen wir auf LucaNet – und das mit großem Erfolg. Besonders die einfache Handhabung und die Möglichkeit, übersichtliche Reportings zu erstellen, überzeugten uns bei der Entscheidungsfindung“, erklärt Ute Borgard, Verantwortliche für das Thema E-Bilanz bei der Büroring eG. Die Einführung verlief sehr zufriedenstellend und innerhalb kurzer Zeit. Vorteil war hier, dass die Schnittstelle zu SAP bereits bestand. In einem kompakten Fachseminar wurden die Mitarbeiter an dem System geschult; nach erfolgreicher Einrichtung konnten zusätzliche fachliche Inhalte per TeamViewer vermittelt werden. Bei Büroring müssen vier Gesellschaften eine E-Bilanz übermitteln. Verwendung findet hier die in dem Modul vorhandene Kerntaxonomie. Zusätzlich zu den steuerbilanziellen Effekten werden in der Software auch spezielle Taxonomieanpassungen erfasst und transparent abgebildet.

 

„LucaNet überzeugt einfach durch eine hohe Flexibilität in der Berichtserstellung und Planungserfassung. Wir können die dezentralen Daten in einem System übersichtlich verwalten und dabei auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder individuell eingehen.“

 

Jörg Schaefers, Finanzvorstand

Büroring eG

 

„Wir konnten das Softwaremodul für die einfache und sichere Erstellung der E-Bilanz erfolgreich einführen und sind sehr zufrieden. Besonders schätzen wir an dem Tool die einfache Handhabung und die Möglichkeiten der individuellen Anpassungen. Unser LucaNet-Berater unterstützte uns umfassend beim Konten-Mapping und allen weiteren auftretenden Fragen.“

 

Ute Borgard, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen

Büroring eG

 

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