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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Einfach flexibel – Erfolg auf Einzelgesellschafts- und Konzernebene


Case Study Polytan GmbH

 

Branche: Sportboden und Sportbeläge
Hauptsitz: Burgheim (Deutschland)
Mitarbeiter: ca. 1.000


Projekt: Einführung eines professionellen Berichtswesens mit integrierter Währungsumrechnung nach internationalen Standards und einer Budgetplanung, in der über mehrere Jahre geplant werden kann


Module: LucaNet.Financial Consolidation, LucaNet.Planner, LucaNet.Importer

 

Der Sportstättenbauer Polytan ist in den letzten Jahren weltweit durch die Buy-and-Build-Strategie überproportional gewachsen. Aus diesem Grund war es zwingend erforderlich, eine Software für die Erstellung des Konzernabschlusses und der Controlling-Auswertungen sowie für die Planung auf Konzernbasis einzuführen. Mit der Software von LucaNet übernimmt die Zentrale in Burgheim nun die Konsolidierung, Planung und das Reporting für die gesamte Holding.


Polytan verlegt seit 40 Jahren Sportbeläge in aller Welt. In dieser Zeit ist die Marke zum Inbegriff für Qualität bei Sportbelägen im Außenbereich geworden. Zu finden sind die Sportbeläge u. a. in den Olympiastadien von München, Melbourne und Wien sowie in den Fußballstadien vom FC Bayern, Bayer Leverkusen und Hertha BSC.


Nun hat das Unternehmen die kritische Größe erreicht, bei der die zuvor genutzte, selbst programmierte Access-Datenbank und die damit verknüpften Excel-Reports nicht mehr genügen, um ein effizientes Rechnungswesen zu gewährleisten.

Software erfüllt internationale Erfordernisse

„Durch unsere weltweite Konzernstruktur musste die Software eine integrierte Währungsumrechnung nach internationalen Standards beinhalten. In unserem Fall müssen ausländische Teilkonzerne von australischen und neuseeländischen Dollar über US-Dollar in Euro umgerechnet werden“, erläutert Mathias Schwägerl, Leiter Controlling und Rechnungslegung bei Polytan, die Suche nach einer neuen Softwarelösung. Eine weitere Anforderung war ein Modul für eine Budgetplanung, in der über mehrere Jahre geplant werden kann und mit der eine Forecast-Betrachtung möglich ist. Eine entsprechende Verwaltung und Planung von Darlehen sowie die Planung von Intercompany-Geschäftsvorfällen sollte natürlich unterstützt werden. Zudem mussten Daten nach MS Excel exportiert und dort z. B. für Präsentationen weiter aufgearbeitet werden können.


Nach diversen Präsentationen von unterschiedlichen Anbietern fiel die Entscheidung für die LucaNet-Software schon nach kurzer Zeit. „Besonders die Integration von Planung und Konsolidierung in einem Modul und die Berücksichtigung der komplexen Anforderungen an die Währungsumrechnung haben uns überzeugt“, sagt Schwägerl.


Die Implementierung der Software sowie die Schulung der einzelnen Mitarbeiter wurden innerhalb des festgelegten Zeitplans durchgeführt. Die gesamte Einführung inklusive der Schulung belief sich auf zwei bis drei Wochen. Um die Historie auf den gegenwärtigen Stand zu bringen, wurden neben dem letzten Konzernabschluss und der aktuellen Planung auch die unterschiedlichen Spiegelarten eingespielt.

Reibungsloser Datenimport trotz individueller Reporting-Packages

Im gesamten Konzern wird ausschließlich mit individuellen Reporting-Packages gearbeitet, die in MS Excel erstellt und über Schnittstellen in das LucaNet-System importiert werden. Damit die Reporting-Packages nicht manuell befüllt werden müssen, wurden diese teilweise mit der Finanzbuchhaltung verlinkt, sodass die notwendigen Daten direkt geladen werden. Zusätzliche Informationen für die Holding werden manuell im Package nachgetragen. Der Datenimport verlief problemlos. Eingespielt wurden die gesamte Bilanz, GuV sowie der Anlagen- und Rückstellungsspiegel mit allen relevanten Controlling-Daten (Produktgruppen, Umsatz- und Materialdaten, Länder, Vertriebsregionen).


Die Planung für die Einzelgesellschaften erfolgt in Rücksprache mit der Mutter dezentral. Die Planung für die gesamte Gruppe inklusive der Konsolidierung und Abstimmung aller Intercompany-Beziehungen wird zentral über die Mitarbeiter der Controlling-Abteilung von Polytan organisiert. Dabei werden Detailplanungen aller Unternehmensbereiche (Absatzplanung, Produktplanung, Produktionsplanung, Vertriebs- und Installationsplanung) durchgeführt.

Mehrstufige Konsolidierung nach HGB

Polytan konsolidiert nach HGB. Die Konsolidierung erfolgt mehrstufig über verschiedene Teilkonzerne hinweg zum Hauptkonzern. Dabei werden Konsolidierungsassistenten wie z. B. zur Schuldenkonsolidierung sowie zur Aufwands- und Ertragskonsolidierung verwendet.


Eine besondere Herausforderung in der Konsolidierung ist die doppelte Währungsumrechnung, da mehrere ausländische Töchter nicht in Euro, sondern in ihren entsprechenden Landeswährungen konsolidieren. Die Übernahme des konsolidierten Teilkonzerns in den Mutterkonzern erfolgt in LucaNet per Knopfdruck: Hierfür wurde eine fiktive Gesellschaft angelegt, in der die aggregierten Zahlen (in Dollar) zusammengefasst und in Euro umgerechnet werden.

„LucaNet ist flexibel und schnell anpassbar. So können neue Anforderungen des Managements auch kurzfristig berücksichtigt werden. Zudem stehen zu jedem Zeitpunkt sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Konzernebene detaillierte Informationen im Finanz- und Controlling-Bereich auf Knopfdruck bereit. Durch das Server-Hosting ist über das Internet ein weltweiter Zugriff auf die Datenbank zu jeder Tages- und Nachtzeit sichergestellt.“

 

Mathias Schwägerl, Leiter Controlling und Rechnungslegung

Polytan GmbH

 

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