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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Einfach exakt – Planung und Reporting auf Knopfdruck


Case Study Toshiba Electronics Europe GmbH

 

Branche: Elektrotechnik und Elektronik
Hauptsitz: Düsseldorf (Deutschland)
Mitarbeiter: ca. 206.000 weltweit


Projekt: Einführung einer professionellen Software für ein effektives Monats-Reporting; Ablösung von Excel-Tabellen; Verkürzung der Abschlusszeiten; Einbeziehung der Kostenstellenverantwortlichen in den Planungsprozess


Module: LucaNet.Financial Consolidation, LucaNet.Planner, LucaNet.Importer

 

Flexibel genug, um komplexe, sich schnell ändernde Strukturen im Rechnungswesen abzubilden, und intelligent genug, um die automatische Buchung von Geschäftsvorfällen nach verschiedenen Umlageverfahren lückenlos zu dokumentieren – so sollte die Software sein, mit der Toshiba Electronics ihr Konzern-Controlling schneller, effizienter und exakter machen wollte.

 

Die Toshiba Electronics Europe GmbH mit Sitz in Düsseldorf ist die europäische Zentrale für den Semiconductor-Bereich der japanischen Toshiba Corporation. Düsseldorf übernimmt das Berichtswesen für die zum Konzern gehörenden Landesgesellschaften in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Schweden, Spanien und Finnland.

 

„Nach eingehenden Tests der Produkte am Markt haben wir uns 2003 für LucaNet entschieden“, berichtet Ulrich Leib, Leiter Controlling bei der Toshiba Electronics Europe GmbH. Monatlich werden bei der Toshiba Electronics Europe der Abschluss für das interne Reporting der europäischen Gesellschaften sowie der externe Bericht an die Konzernzentrale in Japan erstellt. Daneben gehört auch die halbjährliche Budgetfestsetzung für die europäischen Gesellschaften zu den Hauptaufgaben der Toshiba Electronics Europe.

Excel-Tabellen als Zeitschlucker

„Vor der Einführung von LucaNet haben wir mit einem dreiköpfigen Team fünf bis sechs Tage für das monatliche Reporting gebraucht“, erklärt Ulrich Leib. Grund für den großen Zeitbedarf beim internen und externen Reporting war die ineffiziente manuelle Bearbeitung der Daten und deren Versand in Excel-Tabellen. Bei der Management-Konsolidierung wurde ebenfalls manches Mal unnötig Zeit mit der Suche nach Formelfehlern in den Excel-Mappen verbracht.

Flexible Standard-Software gesucht

Den Verantwortlichen bei Toshiba Electronics Europe war klar, dass eine Software eingeführt werden muss, die flexibel genug ist, um die komplexen, sich schnell ändernden Strukturen im Rechnungswesen abzubilden. Außerdem sollte sie intelligent genug sein, um die Buchungsprozesse nach den verschiedenen Umlageverfahren lückenlos zu dokumentieren.

 

Sie sollte internet- beziehungsweise intranetfähig sein und es Management und Controlling erlauben, den Monats-, Halbjahres- und Jahresabschluss online einzusehen, ohne dass Excel-Dateien verschickt werden müssen. Außerdem sollten die 50 Kostenstellenverantwortlichen bei der halbjährlichen Budgetfestsetzung in den Planungsprozess miteinbezogen werden. Die Anforderungen an eine Software zur Optimierung des Rechnungswesens waren damit festgelegt. „Unser Wirtschaftsprüfer empfahl uns LucaNet – wir haben uns die Software vom Unternehmen vorführen lassen und uns nach einem eingehenden Vergleich mit anderen Lösungen für sie entschieden“, sagt Ulrich Leib und fügt hinzu: „Unsere Abschlusszeiten haben sich seit Einführung der Software erheblich verkürzt – für das monatliche Reporting brauchen wir jetzt nur noch ein bis zwei statt wie bisher fünf bis sechs Tage.“

Flexibilität durch guten Service

Bei Änderungen in der Organisationsstruktur, wie der Gründung neuer Abteilungen, kann die Software problemlos angepasst werden. Das, was Ulrich Leib an dem Service der LucaNet AG so schätzt, sind die Professionalität und das Know-how der Berater. „Für Unternehmen wie Toshiba bietet die LucaNet AG damit einen Service, der unschlagbar ist: Sobald ein Problem auftaucht, bekommen wir in nur einer Stunde Hilfe – egal ob beim Monatsabschluss, dem Jahresabschluss oder der Budgeterstellung“, so der Controller. „Nach der Software-Einführung konnte ein dezentraler, weltweiter Zugriff auf die Daten über Internet und Intranet ermöglicht werden. Das Verschicken von Excel-Dateien nach dem Monats- und Jahresabschluss oder der Budgetfestlegung wurde obsolet: Heute können Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung über die Web-Oberfläche Einsicht in die Zahlen nehmen – das spart Zeit.“

 

„LucaNet ermöglicht mit den vorgefertigten Planungsformularen eine GuV-, Bilanz- und Liquiditätsplanung auf Knopfdruck. Kostenstellenverantwortliche können einfach und ohne Schulungsaufwand in den Planungsprozess einbezogen werden – das spart nicht nur Zeit, sondern macht die Planungen auch exakter und die Zahlen zeitnah verfügbar.“

 

Ulrich Leib, Leiter Controlling

Toshiba Electronics Europe GmbH

 

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