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Software und Beratung für
Business Intelligence im Rechnungswesen

Einen halben Tag Schulung, und der Rest geht von allein.


Case Study Hampshire Hospitality

 

Branche: Hotellerie
Hauptsitz: Amsterdam (Niederlande)
Mitarbeiter: ca. 1.100


Projekt: Implementierung einer Software für Corporate Performance Management

Module: LucaNet.Planner, LucaNet.Financial Consolidation

Mit rund 80 Hotels ist Hampshire Hospitality eine der größten Hotelketten in Benelux. 25 der 80 Hotels befinden sich im Besitz von Hampshire Hospitality, die übrigen Hotels sind über Lizenzvereinbarungen mit der Hotelgruppe verbunden. Hampshire-Hotels finden sich an den verschiedensten Standorten, von zentralen City-Hotels bis zu Hotels in ruhiger, natürlicher Lage. Zu den bekanntesten Hotels zählen das Designhotel in Maastricht, das Oranje Hotel in Leeuwarden sowie das namhafte und legendäre Hotel American in Amsterdam.

Namenswechsel

In der Hauptstadt Amsterdam liegen auch die Ursprünge der Hotelgruppe. Die Geschichte begann vor circa 30 Jahren mit dem Eden Hotel direkt an der Amstel. Unter diesem Namen wurden mehrere Hotels erworben, hauptsächlich in mittelgroßen Städten der Niederlande. Im Jahr 2011 übernahm Eden Hotels die Hotelgruppe Hampshire und wechselte in logischer Konsequenz den Namen. Insgesamt arbeiten heute 1.100 Mitarbeiter in 25 Hotels für das Unternehmen. Die Zukunftspläne von Hampshire Hospitality umfassen eine Weiterentwicklung der Hotelstandorte in Benelux und die Expansion im Westen Deutschlands durch Lizenzierung oder Eigenbetrieb.

Zweite Generation

„Joost Peeperkorn ist seit 2007 als Finance Director im Unternehmen angestellt. So erlebte und gestaltete er natürlich auch das Wachstum und die Geschäftsübernahme von Hampshire Hospitality mit. Bereits ein Jahr vor Joosts Anstellung war die Hotelgruppe zur Software von LucaNet gewechselt. So war Peeperkorn schon ein Benutzer der zweiten Generation. Obwohl er in der Implementierungsphase noch nicht dabei war, fiel ihm die Einarbeitung damals leicht. „Als ich hier begann, wurde ich einen halben Tag durch LucaNet beraten, und das war bereits ausreichend, um die Grundlagen zu beherrschen.“

Schrittweise Erweiterung

Parallel zum Wachstum der Hotelgruppe wurde auch die LucaNet-Software entsprechend erweitert. Peeperkorn: „Als wir bei Hampshire Hospitality LucaNet implementierten, hatten wir insgesamt zwölf Hotels. Zu Beginn ging es natürlich um die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz. Danach setzten wir aber auch weitere Anforderungen in LucaNet um, wie z. B. die Konsolidierung, die bislang manuell mit MS Excel erfolgte. Für zwölf Hotels ging das damals noch, aber mittlerweile haben wir 60 verschiedene Betriebe.“

Himmelweiter Unterschied

Der Unterschied sei enorm, berichtet Peeperkorn. MS Excel mag zwar ausreichend sein – aber nur, solange man nichts anderes kennt. „Für Buchungen von 60 verschiedenen Betrieben auf zwei oder drei verschiedenen Konten mit Forderungen und Verbindlichkeiten wird das Eliminieren von Gegenbuchungen zur Qual. Diese manuellen Prozesse sind nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitraubend. Manche Unternehmen sind damit mehrere Tage beschäftigt, obwohl das ebenso einfach auf Knopfdruck möglich ist.“ 

Selbsterklärend

Die Einrichtung und Anpassung der Software war laut Peeperkorn nicht schwierig. Die sogenannten Assistenten, die Teil der Software sind, erklären sich fast von selbst. Bei Hampshire Hospitality kommt man mit LucaNet auch bei Personalwechseln selbst zurecht. „Auch Anwender, die nach mir zum Unternehmen kamen, hatten keine Probleme mit LucaNet“, so Peeperkorn. „Ab und zu schicken wir neue Anwender für einen halben Tag zur Fortbildung, damit sie LucaNet schneller beherrschen, aber mehr ist nicht nötig. Wenn Konfigurationsänderungen erforderlich sind, kommt jemand von LucaNet vorbei. Und wenn etwas wirklich ganz neu ist, wird uns natürlich geholfen. Nach einem Monat überprüfen wir dann gemeinsam, ob alles richtig läuft.“ Dass alles selbst erledigt werden kann, empfindet Peeperkorn als großes Plus. „Das gesamte Geschäftsmodell von LucaNet ist darauf ausgerichtet, dass man alles selbst erledigen kann. Dadurch entfällt die Notwendigkeit ständiger Beratung und Unterstützung.“

Interne Lösungen

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie autonom der Einsatz möglich ist. Peeperkorn: „Heute nutzen wir LucaNet auch zum Reporting. Wenn ich einen neuen Bericht benötige, mache ich das selbst: vom Zusammenstellen bis zur Ausgabe, ohne dass ich einen externen Anbieter beauftragen muss. Wobei ich wirklich genug Externe kenne, die mich fragen: ‚Brauchst Du einen neuen Bericht? Wir machen das für Dich.‘ Auf diese Weise summieren sich die Stunden. Bei LucaNet ist das anders. Sicher, es gibt einen Support, und bei technischen Fragen kannst Du Dir Hilfe holen. Aber in der Praxis ist das nur selten nötig.“

Zukunftssicher

Auch für den Blick in die Zukunft verlässt sich Hampshire Hospitality auf die Software von LucaNet, sowohl für Prognosen (sechs Monate Vorausplanung) als auch für die Budget-Planung (zwölf Monate). Laut Peeperkorn konnte dies mit vergleichsweise geringem Aufwand im Zuge der Integration weiterer Funktionen umgesetzt werden. Und noch weiter vorausschauend: Vor welchen Herausforderungen steht die Hotelbranche in der Zukunft? Peeperkorn: „Insbesondere die zunehmende Transparenz ändert viel. Deshalb ist es wichtig, schnell handeln zu können und die relevanten Informationen abzurufen. Dabei unterstützt uns LucaNet.“

Selbst am Steuer

Wenn der erfolgreiche Wachstumskurs von Hampshire Hospitality der vergangenen Jahre fortgesetzt wird, muss das Rechnungswesen Schritt halten, erklärt Peeperkorn. „Das Rechnungswesen muss der Dynamik des Unternehmens folgen können. Wenn das klappt, dann sitzen wir selbst am Steuer. Die Struktur der Softwareumgebung muss auf Like-for-like-Basis anpassbar sein, beispielsweise bei weiteren Übernahmen oder anderen Veränderungen in der Unternehmensorganisation. Mit LucaNet gelingt uns das hervorragend.“

„Die einfache Bedienbarkeit von LucaNet erleichtert die tägliche Nutzung enorm. Wenn man die Navigation erst mal erlernt hat, bewegt man sich mühelos im Programm. Meine Kollegin ist erst seit wenigen Monaten bei uns, aber sie kann schon selbstständig alle Daten aus LucaNet abrufen, die sie benötigt.“

 

Joost Peeperkorn, Finance Director

Hampshire Hospitality

 

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